1. Mục đích
Chính sách này thiết lập cơ chế công bằng, minh bạch và kịp thời để xử lý các khiếu nại, kháng nghị, phản ánh thiện chí và các lo ngại về đạo đức liên quan đến hoạt động biên tập và xuất bản của Tạp chí Khoa học Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh (HCMCOUJS).
2. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng đối với:
- khiếu nại của tác giả;
- kháng nghị đối với quyết định biên tập;
- khiếu nại của phản biện viên;
- khiếu nại của độc giả;
- khiếu nại về đạo đức xuất bản;
- khiếu nại về tư cách tác giả;
- lo ngại về dữ liệu hoặc hình ảnh;
- lo ngại về quy trình phản biện;
- lo ngại về lạm dụng AI;
- phản ánh thiện chí (whistleblowing).
3. Khiếu nại
Khiếu nại là phản ánh liên quan đến quy trình, hành vi ứng xử, tuân thủ chính sách, sự chậm trễ, trao đổi thông tin, bảo mật hoặc xử lý đạo đức.
Ví dụ:
- chậm trễ không có lý do chính đáng;
- sai phạm về thủ tục;
- xung đột lợi ích;
- vi phạm bảo mật;
- trao đổi thiếu tôn trọng;
- không tuân thủ chính sách của Tạp chí;
- nghi ngờ có sai phạm.
4. Kháng nghị
Kháng nghị là yêu cầu xem xét lại một quyết định biên tập.
Kháng nghị phải:
- được nộp bằng văn bản;
- xác định rõ bản thảo liên quan;
- trình bày căn cứ kháng nghị;
- cung cấp bằng chứng;
- tránh các lập luận cảm tính hoặc thiếu căn cứ;
- được nộp trong thời hạn quy định.
Kháng nghị không đảm bảo việc đảo ngược quyết định, phản biện lại hay chấp nhận bản thảo.
5. Phản ánh thiện chí
Tạp chí tiếp nhận các phản ánh thiện chí về các sai phạm có thể xảy ra.
Người phản ánh thiện chí sẽ được bảo vệ khỏi các hành vi trả thù trong phạm vi có thể thực hiện được.
Phản ánh ẩn danh có thể được xem xét nếu cung cấp thông tin đáng tin cậy và có thể xác minh.
6. Khiếu nại về đạo đức
Khiếu nại về đạo đức có thể liên quan đến:
- đạo văn;
- dữ liệu bịa đặt;
- dữ liệu làm giả;
- vi phạm đạo đức tác giả;
- thao túng quy trình phản biện;
- thao túng trích dẫn;
- lạm dụng AI;
- xung đột lợi ích không được khai báo;
- nghiên cứu vi phạm đạo đức liên quan đến con người hoặc động vật;
- xuất bản trùng lặp;
- cơ sở sản xuất bài báo gian lận (paper mills).
7. Quy trình xử lý
Quy trình chuẩn:
- Tiếp nhận và xác nhận trong vòng 5 ngày làm việc.
- Đánh giá sơ bộ trong vòng 10 ngày làm việc.
- Yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung bằng chứng khi cần thiết.
- Phân công cho Biên tập viên độc lập hoặc người xử lý đạo đức.
- Tham vấn phản biện viên, biên tập viên, tác giả hoặc cơ quan liên quan khi phù hợp.
- Ra quyết định hoặc khuyến nghị trong thời hạn hợp lý.
- Thông báo kết quả.
- Lưu hồ sơ và thực hiện các biện pháp tiếp theo nếu cần.
8. Xem xét kháng nghị
Kháng nghị nên được xem xét bởi người không trực tiếp chịu trách nhiệm về quyết định ban đầu nếu có thể.
Xem xét kháng nghị có thể dựa trên:
- sai sót về thủ tục;
- bằng chứng bị bỏ sót;
- nhận xét phản biện không nhất quán;
- xung đột lợi ích;
- áp dụng sai chính sách;
- thông tin mới có liên quan.
Kháng nghị chỉ dựa trên việc không đồng ý với nhận xét của phản biện viên có thể bị từ chối nếu không chỉ ra được sai sót rõ ràng về thủ tục hoặc nội dung.
9. Cơ chế chuyển cấp
Các trường hợp nghiêm trọng hoặc chưa được giải quyết có thể được chuyển lên:
- Tổng Biên tập;
- Hội đồng Biên tập HCMCOUJS;
- cơ quan/bộ phận phụ trách đạo đức;
- cơ quan chủ quản của tác giả;
- cơ quan tài trợ;
- cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
10. Kết quả xử lý
Các kết quả có thể bao gồm:
- giải thích cho người khiếu nại;
- sửa chữa quy trình;
- phân công lại Biên tập viên;
- phản biện bổ sung;
- xác nhận quyết định ban đầu;
- sửa đổi quyết định;
- sửa lỗi;
- thông báo quan ngại;
- rút bài;
- chuyển cơ quan chủ quản xử lý;
- cập nhật chính sách.
11. Bảo mật
Khiếu nại và kháng nghị được xử lý bảo mật, công bằng và không có hành vi trả thù.
Thông tin chỉ được chia sẻ với những người cần biết để xử lý vụ việc một cách hợp lệ.