Sơ đồ xử lý đạo đức và quy trình biên tập

1. MỤC ĐÍCH, PHẠM VI VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG

1.1. Mục đích

Sơ đồ xử lý đạo đức và quy trình biên tập này quy định các nguyên tắc, trách nhiệm, thẩm quyền và quy trình mà Tạp chí Khoa học Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh (HCMCOUJS) áp dụng khi tiếp nhận, phát hiện, đánh giá và xử lý các vấn đề liên quan đến đạo đức xuất bản, liêm chính nghiên cứu và tính toàn vẹn của hồ sơ xuất bản khoa học.

Tài liệu nhằm:

• bảo vệ tính chính xác, độ tin cậy và tính toàn vẹn của hồ sơ khoa học (scholarly record);
• bảo đảm các vấn đề đạo đức được xử lý công bằng, nhất quán, bảo mật và dựa trên bằng chứng;
• bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tác giả, phản biện viên, biên tập viên, người cung cấp thông tin và các bên liên quan;
• phân định rõ trách nhiệm giữa HCMCOUJS, tác giả, cơ sở nghiên cứu và các cơ quan có thẩm quyền;
• bảo đảm các quyết định biên tập không bị ảnh hưởng bởi lợi ích thương mại, cá nhân, tổ chức hoặc các xung đột lợi ích không phù hợp;
• duy trì tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong toàn bộ quy trình xuất bản;
• bảo đảm các sai sót hoặc vấn đề nghiêm trọng được xử lý thích hợp trước và sau xuất bản.

1.2. Phạm vi áp dụng

Các quy trình này áp dụng đối với:

• bản thảo đang được xem xét;
• bài báo đã được chấp nhận;
• bài báo đã xuất bản;
• tài liệu bổ sung, dữ liệu, hình ảnh, mã nguồn và các tài liệu liên quan;
• tác giả và đồng tác giả;
• phản biện viên;
• biên tập viên;
• thành viên Ban Biên tập và Hội đồng Biên tập;
• Biên tập viên khách mời;
• nhân sự Văn phòng Tòa soạn;
• và các bên khác tham gia hoặc có liên quan đến quy trình xuất bản của HCMCOUJS.

Các vấn đề có thể được xem xét bất kể được phát hiện trước hay sau xuất bản.

1.3. Các nguyên tắc xử lý cốt lõi

HCMCOUJS xử lý các vấn đề đạo đức và liêm chính theo các nguyên tắc sau:

1.3.1. Công bằng và khách quan

Mọi vấn đề phải được xem xét khách quan và không định kiến. Người có xung đột lợi ích không được tham gia điều tra hoặc quyết định vụ việc.

1.3.2. Bảo mật

Thông tin liên quan đến vụ việc chỉ được cung cấp cho những cá nhân hoặc tổ chức cần thiết để đánh giá, điều tra hoặc xử lý vấn đề.

1.3.3. Quyền phản hồi

Cá nhân hoặc tổ chức có liên quan phải được tạo cơ hội hợp lý để giải trình và cung cấp bằng chứng trước khi đưa ra kết luận bất lợi, trừ trường hợp pháp luật hoặc yêu cầu bảo vệ tính toàn vẹn của quá trình điều tra quy định khác.

1.3.4. Dựa trên bằng chứng

HCMCOUJS không kết luận có sai phạm chỉ dựa trên cáo buộc, chỉ số tương đồng, công cụ phát hiện AI hoặc một dấu hiệu riêng lẻ.

1.3.5. Tương xứng

Biện pháp xử lý phải phù hợp với bản chất, mức độ nghiêm trọng và ảnh hưởng của vấn đề đối với độ tin cậy của công trình và hồ sơ khoa học.

1.3.6. Tính độc lập biên tập

Các quyết định đạo đức và biên tập được thực hiện độc lập với lợi ích thương mại, tài trợ, quan hệ cá nhân, áp lực tổ chức hoặc các ảnh hưởng không phù hợp khác.

1.3.7. Bảo vệ hồ sơ khoa học

Mục tiêu ưu tiên của các biện pháp hậu xuất bản là duy trì tính chính xác, minh bạch và độ tin cậy của hồ sơ khoa học.

1.4. Bảo mật và bảo vệ người cung cấp thông tin

HCMCOUJS xử lý các báo cáo về vấn đề đạo đức một cách bảo mật trong phạm vi hợp lý và phù hợp với pháp luật.

Danh tính người cung cấp thông tin có thể được bảo mật khi thích hợp. Tuy nhiên, HCMCOUJS không thể bảo đảm tính ẩn danh tuyệt đối nếu việc tiết lộ thông tin được yêu cầu bởi pháp luật, thủ tục điều tra chính thức hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.

Các cáo buộc ẩn danh vẫn có thể được xem xét nếu có đủ thông tin hoặc bằng chứng có thể kiểm chứng.

1.5. Xung đột lợi ích trong xử lý vụ việc

Bất kỳ biên tập viên hoặc cá nhân nào tham gia xử lý vụ việc có xung đột lợi ích thực tế, tiềm ẩn hoặc có thể bị nhìn nhận một cách hợp lý là xung đột lợi ích phải:

• khai báo xung đột;
• rút khỏi việc đánh giá hoặc quyết định vụ việc; và
• chuyển vụ việc cho người có thẩm quyền độc lập phù hợp.

Nếu vụ việc liên quan đến Tổng Biên tập, vụ việc phải được chuyển cho một biên tập viên cấp cao hoặc cơ chế độc lập được HCMCOUJS chỉ định theo Chính sách độc lập biên tập & quản trị biên tập.

1.6. Thẩm quyền và trách nhiệm

Biên tập viên phụ trách hoặc Biên tập viên chuyên mục có trách nhiệm đánh giá ban đầu và quản lý vụ việc trong phạm vi được phân công.

Văn phòng Tòa soạn hỗ trợ thu thập hồ sơ, liên lạc, lưu trữ bằng chứng và theo dõi tiến độ.

Tổng Biên tập chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các quyết định biên tập và các biện pháp ảnh hưởng đến hồ sơ xuất bản, trừ trường hợp Tổng Biên tập có xung đột lợi ích hoặc là đối tượng của khiếu nại/vụ việc.

Các chuyên gia độc lập, thành viên Hội đồng Biên tập hoặc cơ quan bên ngoài có thể được tham vấn khi cần thiết.

1.7. Quan hệ với cơ sở nghiên cứu và cơ quan có thẩm quyền

HCMCOUJS xem xét và quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền biên tập và xuất bản của Tạp chí.

HCMCOUJS không thay thế cơ sở nghiên cứu, hội đồng đạo đức, cơ quan tài trợ hoặc cơ quan có thẩm quyền trong việc tiến hành điều tra chính thức đối với sai phạm nghiên cứu (research misconduct).

Khi cần điều tra ngoài thẩm quyền của Tạp chí, HCMCOUJS có thể chuyển vụ việc đến:

• cơ sở công tác của tác giả;
• cơ sở nơi nghiên cứu được thực hiện;
• hội đồng đạo đức;
• cơ quan tài trợ;
• cơ quan quản lý;
• hoặc cơ quan có thẩm quyền khác.

HCMCOUJS vẫn chịu trách nhiệm quyết định các biện pháp thích hợp đối với bản thảo hoặc hồ sơ xuất bản thuộc phạm vi của Tạp chí.

1.8. Hồ sơ và bảo toàn bằng chứng

HCMCOUJS lưu giữ hồ sơ phù hợp về quá trình xử lý vụ việc, bao gồm khi cần thiết:

• cáo buộc hoặc vấn đề được phát hiện;
• tài liệu và bằng chứng;
• thư từ trao đổi;
• giải trình của các bên;
• đánh giá chuyên gia;
• quyết định;
• biện pháp xử lý;
• và các cập nhật đối với hồ sơ xuất bản.

Hồ sơ được quản lý theo chính sách lưu trữ, bảo mật và bảo vệ dữ liệu của HCMCOUJS.

2. QUY TRÌNH XỬ LÝ CHUNG ĐỐI VỚI VẤN ĐỀ ĐẠO ĐỨC

2.1. Tiếp nhận hoặc phát hiện vấn đề

Một vấn đề đạo đức có thể được phát hiện thông qua:

• kiểm tra biên tập;
• kiểm tra tương đồng;
• phản biện;
• tác giả;
• độc giả;
• người cung cấp thông tin;
• cơ sở nghiên cứu;
• cơ quan lập chỉ mục;
• nhà xuất bản hoặc tạp chí khác;
• hoặc nguồn đáng tin cậy khác.

2.2. Ghi nhận và bảo toàn thông tin

Văn phòng Tòa soạn ghi nhận vụ việc và bảo toàn các tài liệu liên quan.

Các tài liệu điện tử, phiên bản bản thảo, phiếu phản biện, metadata, nhật ký xử lý trên hệ thống OJS và các bằng chứng thích hợp khác có thể được lưu giữ phục vụ việc đánh giá.

2.3. Kiểm tra xung đột lợi ích

Trước khi tiến hành đánh giá nội dung, HCMCOUJS xác định liệu những người tham gia xử lý vụ việc có xung đột lợi ích hay không.

Người có xung đột phải rút khỏi vụ việc.

2.4. Đánh giá sơ bộ

Biên tập viên xác định:

• vấn đề có thuộc thẩm quyền của HCMCOUJS hay không;
• cáo buộc có cụ thể và có thể kiểm chứng hay không;
• có bằng chứng ban đầu hợp lý hay không;
• có cần tạm dừng quyết định biên tập hoặc việc xuất bản hay không;
• có cần bảo toàn thêm bằng chứng hay không.

Nếu không có cơ sở hợp lý, vụ việc có thể được đóng và lý do phải được ghi nhận.

2.5. Thông báo và yêu cầu giải trình

Khi có cơ sở hợp lý, HCMCOUJS liên hệ với bên liên quan và:

• mô tả vấn đề một cách trung lập;
• yêu cầu giải trình;
• yêu cầu tài liệu, dữ liệu hoặc bằng chứng khi cần thiết;
• quy định thời hạn phản hồi hợp lý.

Việc liên hệ không được mặc nhiên coi là kết luận về sai phạm.

2.6. Đánh giá độc lập

Tùy theo bản chất vụ việc, HCMCOUJS có thể tham vấn:

• biên tập viên không có xung đột lợi ích;
• chuyên gia phương pháp;
• chuyên gia thống kê;
• chuyên gia hình ảnh;
• chuyên gia dữ liệu;
• chuyên gia đạo đức;
• hoặc chuyên gia độc lập khác.

2.7. Chuyển vụ việc đến cơ sở hoặc cơ quan có thẩm quyền

Nếu vấn đề cần điều tra chính thức ngoài khả năng hoặc thẩm quyền của Tạp chí, HCMCOUJS có thể yêu cầu cơ sở hoặc cơ quan có thẩm quyền tiến hành điều tra.

Trong thời gian chờ kết quả, HCMCOUJS có thể:

• tạm dừng xử lý bản thảo;
• trì hoãn quyết định;
• hoặc, đối với bài đã xuất bản, cân nhắc Thông báo quan ngại (Expression of Concern) nếu đáp ứng điều kiện.

2.8. Quyết định

Dựa trên toàn bộ thông tin có sẵn, HCMCOUJS có thể quyết định:

2.8.1. Trước xuất bản

• không thực hiện thêm hành động;
• tiếp tục quy trình;
• yêu cầu giải trình hoặc chỉnh sửa;
• yêu cầu phản biện lại;
• thay phản biện viên;
• chuyển cho biên tập viên độc lập;
• từ chối bản thảo;
• hoặc thực hiện biện pháp thích hợp khác.

2.8.2. Sau xuất bản

• không thực hiện thêm hành động;
• cập nhật nhỏ không ảnh hưởng nội dung học thuật;
• Sửa lỗi (Correction);
• Thông báo quan ngại (Expression of Concern);
• Rút bài (Retraction);
• hoặc Gỡ bài (Removal) trong những trường hợp ngoại lệ.

2.9. Thông báo và cập nhật hồ sơ

Các bên liên quan được thông báo về quyết định trong phạm vi thích hợp.

Khi có hành động hậu xuất bản, HCMCOUJS cập nhật bài báo, DOI, metadata và các hệ thống liên quan khi cần thiết.

3. SAI PHẠM NGHIÊN CỨU VÀ XUẤT BẢN

3.1. Đạo văn và sử dụng nội dung không ghi nguồn

HCMCOUJS xem xét đạo văn dựa trên nội dung, ngữ cảnh, mức độ và bản chất của sự trùng lặp, không chỉ dựa trên tỷ lệ tương đồng.

Khi phát hiện vấn đề:

• nguồn và nội dung trùng lặp được kiểm tra thủ công;
• biên tập viên đánh giá việc ghi nguồn, trích dẫn và ngữ cảnh;
• tác giả có thể được yêu cầu giải trình;
• mức độ nghiêm trọng và ảnh hưởng được đánh giá;
• biện pháp phù hợp được áp dụng.

Đối với trùng lặp nhỏ hoặc lỗi trích dẫn, tác giả có thể được yêu cầu chỉnh sửa.

Đạo văn đáng kể hoặc cố ý có thể dẫn đến từ chối bản thảo hoặc hành động hậu xuất bản.

3.2. Tái sử dụng văn bản

Tái sử dụng văn bản (text recycling) là việc tái sử dụng đáng kể nội dung từ công trình trước của chính tác giả mà không minh bạch hoặc không phù hợp.

Việc đánh giá phải xem xét:

• loại nội dung được tái sử dụng;
• mức độ;
• ngữ cảnh;
• việc dẫn nguồn;
• quyền bản quyền;
• và ảnh hưởng đến tính nguyên gốc của bài báo.

Việc sử dụng lại một lượng giới hạn nội dung phương pháp có thể được đánh giá khác với việc tái sử dụng kết quả, thảo luận hoặc kết luận.

3.3. Xuất bản trùng lặp hoặc dư thừa

HCMCOUJS không chấp nhận việc xuất bản cùng một công trình hoặc phần đáng kể của công trình tại nhiều nơi mà không có sự công khai, lý do chính đáng và dẫn chiếu chéo phù hợp.

Khi nghi ngờ xuất bản trùng lặp hoặc dư thừa, HCMCOUJS:

• so sánh các công trình;
• xác định mức độ trùng lặp;
• kiểm tra trình tự thời gian công bố;
• yêu cầu tác giả giải trình;
• liên hệ tạp chí khác khi cần thiết;
• quyết định biện pháp phù hợp.

3.4. Nộp bài đồng thời

Bản thảo đang được xem xét tại HCMCOUJS không được đồng thời nộp cho một tạp chí khác.

Khi có bằng chứng về việc nộp bài đồng thời, quy trình có thể bị tạm dừng và tác giả được yêu cầu giải trình.

Vi phạm đã được xác nhận có thể dẫn đến việc từ chối bản thảo.

3.5. Chia nhỏ công bố không phù hợp

Không được chia một nghiên cứu thành nhiều bài báo nhằm tạo ra các công bố có nội dung chồng lặp đáng kể hoặc làm sai lệch đóng góp khoa học.

Biên tập viên đánh giá sự độc lập của câu hỏi nghiên cứu, dữ liệu, phân tích, kết quả và đóng góp của từng bài báo khi xem xét dấu hiệu chia nhỏ nghiên cứu không phù hợp (salami publication).

3.6. Ngụy tạo và xuyên tạc dữ liệu

Ngụy tạo dữ liệu (data fabrication) bao gồm việc tạo ra dữ liệu hoặc kết quả không tồn tại.

Xuyên tạc dữ liệu (data falsification) bao gồm việc thao túng vật liệu, thiết bị, quy trình, dữ liệu hoặc kết quả theo cách làm sai lệch hồ sơ nghiên cứu.

Khi có nghi ngờ hợp lý, HCMCOUJS có thể:

• yêu cầu dữ liệu gốc;
• yêu cầu mã phân tích, đề cương nghiên cứu (protocol) hoặc tài liệu liên quan;
• yêu cầu giải trình;
• tham vấn chuyên gia;
• và chuyển vụ việc đến cơ sở nghiên cứu khi cần điều tra chính thức.

3.7. Thao túng hình ảnh

HCMCOUJS không chấp nhận việc chỉnh sửa hình ảnh làm sai lệch, che giấu, tạo thêm hoặc thay đổi thông tin khoa học.

Các điều chỉnh kỹ thuật hợp lý có thể được chấp nhận nếu áp dụng nhất quán và không làm sai lệch dữ liệu.

Khi cần thiết, tác giả phải cung cấp hình ảnh gốc hoặc dữ liệu nguồn.

3.8. Đạo đức nghiên cứu

Nghiên cứu liên quan đến con người, động vật, dữ liệu nhạy cảm hoặc các vấn đề đạo đức khác phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý, đạo đức và phê duyệt của cơ sở nghiên cứu phù hợp.

HCMCOUJS có thể yêu cầu:

• phê duyệt đạo đức;
• đồng thuận tham gia;
• đăng ký thử nghiệm;
• các giấy phép liên quan;
• hoặc tài liệu chứng minh khác.

Việc thiếu phê duyệt cần thiết hoặc vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến từ chối bản thảo hoặc hành động hậu xuất bản.

3.9. Tranh chấp tư cách tác giả và đóng góp

Khi có tranh chấp về tư cách tác giả:

• quy trình có thể được tạm dừng;
• HCMCOUJS yêu cầu giải trình;
• tuyên bố đóng góp theo CRediT và tài liệu liên quan có thể được yêu cầu;
• ý kiến bằng văn bản của tất cả tác giả có thể được yêu cầu.

HCMCOUJS áp dụng Chính sách tư cách tác giả & đóng góp để quản lý hồ sơ xuất bản nhưng không tự mình phân xử các tranh chấp pháp lý hoặc tranh chấp thực tế về quyền tác giả mà Tạp chí không có khả năng xác minh.

Nếu các tác giả không thể đạt thỏa thuận, vấn đề có thể được chuyển đến cơ sở liên quan.

4. LIÊM CHÍNH BIÊN TẬP VÀ PHẢN BIỆN

4.1. Xung đột lợi ích

Tác giả, phản biện viên và biên tập viên phải công khai các xung đột lợi ích có liên quan.

Khi phát hiện xung đột lợi ích chưa được khai báo, HCMCOUJS đánh giá:

• bản chất;
• mức độ;
• ảnh hưởng tiềm năng đến phản biện hoặc quyết định biên tập;
• và việc có cần thay đổi người xử lý hoặc cập nhật nội dung khai báo hay không.

4.2. Thao túng trích dẫn

HCMCOUJS không chấp nhận việc ép buộc hoặc yêu cầu bổ sung trích dẫn nhằm:

• tăng trích dẫn cho tạp chí;
• tăng trích dẫn cho biên tập viên hoặc phản biện viên;
• tăng trích dẫn cho một tác giả hoặc nhóm tác giả;
• hoặc phục vụ lợi ích không liên quan đến chất lượng học thuật.

Mọi đề nghị bổ sung trích dẫn phải có cơ sở học thuật.

4.3. Thao túng phản biện

Các dấu hiệu có thể bao gồm:

• danh tính phản biện không xác thực;
• email đáng ngờ;
• tài khoản phản biện giả mạo;
• quan hệ không được khai báo;
• phiếu phản biện bất thường;
• tác giả kiểm soát hoặc ảnh hưởng không phù hợp đến phản biện;
• hoặc các mẫu hình phản biện có dấu hiệu phối hợp.

Khi có nghi ngờ, HCMCOUJS có thể:

• tạm dừng quyết định;
• xác minh danh tính, cơ quan công tác, email, ORCID, hồ sơ học thuật và lịch sử công bố;
• kiểm tra hồ sơ trên hệ thống OJS khi thích hợp;
• vô hiệu hóa ý kiến phản biện không đáng tin cậy;
• mời phản biện độc lập mới;
• đánh giá lại quyết định biên tập;
• kiểm tra các bản thảo liên quan nếu có dấu hiệu thao túng có hệ thống.

4.4. Sai phạm của phản biện viên

Sai phạm của phản biện viên có thể bao gồm:

• vi phạm nguyên tắc bảo mật;
• sử dụng thông tin chưa công bố;
• đánh cắp ý tưởng;
• không khai báo xung đột lợi ích;
• cố ý trì hoãn;
• ép buộc trích dẫn;
• phản biện gian lận hoặc giả mạo;
• hoặc hành vi không phù hợp khác.

Tùy mức độ, HCMCOUJS có thể hủy kết quả phản biện, loại phản biện viên khỏi quy trình, hạn chế lời mời phản biện trong tương lai hoặc thực hiện biện pháp phù hợp khác.

4.5. Sai phạm của biên tập viên

Sai phạm của biên tập viên có thể bao gồm:

• lạm dụng quyền biên tập;
• xung đột lợi ích không được khai báo;
• can thiệp không phù hợp vào quy trình phản biện;
• ép buộc trích dẫn;
• tiết lộ thông tin bảo mật;
• thiên vị;
• hoặc vi phạm tính độc lập biên tập.

Vụ việc phải được xử lý bởi người không có xung đột lợi ích.

Nếu vụ việc liên quan đến Tổng Biên tập, Tổng Biên tập không tham gia xử lý hoặc quyết định vụ việc.

4.6. Sử dụng AI không phù hợp

HCMCOUJS xử lý việc sử dụng AI theo Chính sách quản trị AI hiện hành.

HCMCOUJS không kết luận có sai phạm liên quan đến AI chỉ dựa trên kết quả của phần mềm phát hiện AI.

Khi có nghi ngờ hợp lý:

• nội dung được đánh giá thủ công;
• tác giả có thể được yêu cầu khai báo việc sử dụng AI;
• bản gốc, dữ liệu hoặc tài liệu liên quan có thể được yêu cầu;
• ảnh hưởng của việc sử dụng AI đối với tính nguyên gốc, độ chính xác, tư cách tác giả, tính bảo mật và liêm chính nghiên cứu được đánh giá.

Tùy mức độ, HCMCOUJS có thể yêu cầu khai báo hoặc chỉnh sửa, từ chối bản thảo hoặc thực hiện hành động hậu xuất bản.

4.7. Cơ sở sản xuất bài báo gian lận (paper mills) và thao túng xuất bản có hệ thống

Các dấu hiệu có thể bao gồm:

• dữ liệu hoặc hình ảnh đáng ngờ;
• danh sách tác giả bất thường;
• email hoặc cơ quan công tác bất thường;
• mẫu hình trích dẫn bất thường;
• thao túng phản biện;
• bản thảo dùng chung khuôn mẫu hoặc nội dung lặp lại;
• hoặc nhiều dấu hiệu có liên hệ giữa các bản thảo.

Một dấu hiệu riêng lẻ không đủ để kết luận có hoạt động của cơ sở sản xuất bài báo gian lận hoặc thao túng có hệ thống.

HCMCOUJS đánh giá tổng hợp bằng chứng và có thể:

• mở rộng kiểm tra sang các bản thảo liên quan;
• yêu cầu dữ liệu hoặc bằng chứng;
• tham vấn chuyên gia;
• liên hệ cơ sở nghiên cứu;
• hoặc thực hiện các biện pháp biên tập thích hợp.

5. XỬ LÝ SAU XUẤT BẢN

5.1. Nguyên tắc chung

HCMCOUJS duy trì phiên bản công bố chính thức (Version of Record) và hồ sơ khoa học một cách minh bạch.

Các biện pháp hậu xuất bản phải:

• xác định rõ bài báo liên quan;
• nêu lý do thích hợp;
• được liên kết hai chiều với bài báo khi khả thi;
• duy trì lịch sử xuất bản;
• và được phản ánh trong DOI/metadata khi cần thiết.

5.2. Sửa lỗi (Correction)

Sửa lỗi được sử dụng khi một sai sót hoặc thiếu sót ảnh hưởng đáng kể đến tính chính xác hoặc khả năng hiểu bài báo nhưng không làm mất độ tin cậy của kết luận chính.

Thông báo sửa lỗi phải mô tả rõ:

• nội dung được sửa;
• lý do sửa;
• và ảnh hưởng của việc sửa đối với bài báo nếu có.

5.3. Thông báo quan ngại (Expression of Concern)

HCMCOUJS có thể công bố Thông báo quan ngại khi có vấn đề nghiêm trọng về độ tin cậy hoặc liêm chính của bài báo nhưng:

• bằng chứng chưa đủ để quyết định rút bài;
• điều tra đang diễn ra;
• cơ sở liên quan chưa hoàn thành điều tra;
• hoặc kết quả điều tra chưa thể thu được trong thời gian hợp lý.

Thông báo quan ngại không phải là kết luận rằng sai phạm đã xảy ra.

5.4. Rút bài (Retraction)

Rút bài có thể được xem xét khi có bằng chứng đáng tin cậy rằng:

• kết quả hoặc kết luận không còn đáng tin cậy do lỗi nghiêm trọng hoặc sai phạm;
• có ngụy tạo hoặc xuyên tạc dữ liệu;
• có đạo văn nghiêm trọng;
• có xuất bản trùng lặp hoặc dư thừa nghiêm trọng;
• quy trình phản biện đã bị thao túng nghiêm trọng;
• nghiên cứu vi phạm nghiêm trọng yêu cầu đạo đức;
• hoặc có vấn đề khác làm mất độ tin cậy của hồ sơ xuất bản.

Thông báo rút bài phải:

• xác định rõ bài báo;
• được liên kết với bài báo;
• nêu lý do rút bài;
• xác định bên rút bài khi thích hợp;
• và tránh ngôn ngữ mang tính suy đoán hoặc phỉ báng.

Bài báo bị rút thông thường không bị xóa khỏi hồ sơ xuất bản mà được đánh dấu rõ là đã rút (Retracted).

5.5. Gỡ bài (Removal)

Gỡ bài chỉ được áp dụng trong những trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn:

• yêu cầu pháp lý có hiệu lực;
• vi phạm nghiêm trọng quyền riêng tư;
• nội dung có nguy cơ gây tổn hại nghiêm trọng và tức thời;
• hoặc trường hợp đặc biệt khác không thể giải quyết thích hợp bằng biện pháp rút bài.

Khi gỡ bài, thông tin thư mục của bài báo phải được duy trì trong phạm vi pháp luật cho phép và lý do gỡ bài phải được công khai thích hợp.

5.6. DOI, metadata và hệ thống lập chỉ mục

Khi thực hiện sửa lỗi, thông báo quan ngại, rút bài hoặc gỡ bài, HCMCOUJS cập nhật metadata DOI và thông tin liên quan khi thích hợp.

Tạp chí có thể thông báo cho Crossref, các cơ sở dữ liệu chỉ mục, kho lưu trữ hoặc các dịch vụ liên quan khi cần thiết để bảo đảm hồ sơ xuất bản được cập nhật nhất quán.

6. KHIẾU NẠI VÀ KHÁNG NGHỊ

6.1. Khiếu nại

HCMCOUJS tiếp nhận khiếu nại liên quan đến:

• quy trình biên tập;
• quy trình phản biện;
• sự chậm trễ;
• hành vi của biên tập viên hoặc phản biện viên;
• việc xử lý vấn đề đạo đức;
• quy trình xuất bản;
• hoặc các vấn đề thuộc trách nhiệm của Tạp chí.

Khiếu nại phải được xử lý bởi người không trực tiếp là đối tượng của khiếu nại.

6.2. Kháng nghị quyết định biên tập

Tác giả có thể kháng nghị quyết định biên tập khi có căn cứ cụ thể, chẳng hạn:

• sai sót về dữ kiện;
• sai sót thủ tục nghiêm trọng;
• hiểu nhầm có ảnh hưởng đáng kể đến quyết định;
• hoặc bằng chứng mới có giá trị đáng kể.

Việc không đồng ý với đánh giá học thuật của biên tập viên hoặc phản biện viên, nếu không có căn cứ bổ sung, không mặc nhiên tạo cơ sở để thay đổi quyết định.

6.3. Xem xét độc lập

Kháng nghị phải được xem xét bởi biên tập viên hoặc cơ chế không có xung đột lợi ích và, trong phạm vi khả thi, không phải là người trực tiếp đưa ra quyết định đang bị kháng nghị.

Có thể yêu cầu thêm ý kiến chuyên gia hoặc phản biện độc lập.

6.4. Quyết định sau kháng nghị

Kết quả có thể:

• giữ nguyên quyết định;
• mở lại quy trình xem xét;
• yêu cầu phản biện bổ sung;
• hoặc thay đổi quyết định khi có căn cứ phù hợp.

Quyết định sau quy trình kháng nghị là quyết định cuối cùng trong quy trình biên tập nội bộ của HCMCOUJS, không ảnh hưởng đến các quyền hợp pháp khác của các bên theo pháp luật hoặc thủ tục của cơ quan có thẩm quyền.

7. SỐ CHUYÊN ĐỀ VÀ NỘI DUNG DO BIÊN TẬP VIÊN KHÁCH MỜI QUẢN LÝ

7.1. Phê duyệt

Số chuyên đề phải được HCMCOUJS phê duyệt về:

• phạm vi;
• cơ sở học thuật;
• Biên tập viên khách mời;
• kế hoạch thời gian;
• và phương án tổ chức biên tập.

7.2. Xung đột lợi ích của Biên tập viên khách mời

Biên tập viên khách mời phải khai báo xung đột lợi ích.

Biên tập viên khách mời không được xử lý hoặc đưa ra quyết định đối với bản thảo mà họ có xung đột lợi ích.

Bản thảo đó phải được chuyển cho một biên tập viên độc lập.

7.3. Phản biện

Tất cả các bài báo của số chuyên đề phải tuân thủ tiêu chuẩn phản biện tương đương với các số thường kỳ của HCMCOUJS.

Không được hạ thấp tiêu chuẩn biên tập hoặc phản biện vì mục tiêu hoàn thành số chuyên đề.

7.4. Trách nhiệm giám sát

HCMCOUJS duy trì quyền giám sát độc lập đối với toàn bộ số chuyên đề.

Tổng Biên tập giữ trách nhiệm cuối cùng đối với chất lượng học thuật, tính toàn vẹn, tính độc lập biên tập và các quyết định xuất bản của số chuyên đề.

7.5. Vấn đề đạo đức

Các cáo buộc sai phạm trong số chuyên đề được xử lý theo cùng các quy trình và tiêu chuẩn áp dụng cho các số thường kỳ.

Biên tập viên khách mời không được tự xử lý một vụ việc mà họ có liên quan hoặc có xung đột lợi ích.

7.6. Minh bạch

Số chuyên đề phải công khai thích hợp:

• tên Biên tập viên khách mời;
• phạm vi;
• trách nhiệm biên tập;
• và thông tin cần thiết khác theo chính sách của HCMCOUJS.

8. THỰC THI, THỜI HẠN VÀ QUẢN TRỊ

8.1. Các biện pháp có thể áp dụng

Tùy theo bản chất và mức độ của vụ việc, HCMCOUJS có thể:

• không thực hiện thêm hành động;
• yêu cầu giải thích, làm rõ;
• yêu cầu chỉnh sửa;
• yêu cầu khai báo;
• yêu cầu cung cấp dữ liệu hoặc bằng chứng;
• thay biên tập viên hoặc phản biện viên;
• yêu cầu đánh giá độc lập;
• từ chối bản thảo;
• tạm dừng xử lý;
• thông báo cho cơ sở nghiên cứu hoặc cơ quan có thẩm quyền;
• công bố Sửa lỗi (Correction);
• công bố Thông báo quan ngại (Expression of Concern);
• Rút bài (Retraction);
• Gỡ bài (Removal) trong trường hợp ngoại lệ;
• hoặc áp dụng biện pháp thích hợp khác phù hợp với chính sách và pháp luật.

8.2. Thời hạn mục tiêu

HCMCOUJS hướng tới các thời hạn xử lý sau:

Đây là thời hạn mục tiêu, không phải thời hạn bảo đảm tuyệt đối.

Các vụ việc phức tạp, điều tra của cơ sở, thủ tục pháp lý hoặc vụ việc liên quan nhiều bên có thể cần thời gian dài hơn. Lý do của các chậm trễ đáng kể phải được ghi nhận.

8.3. Ma trận thẩm quyền quyết định

Không cá nhân nào được quyết định vụ việc mà chính họ là đối tượng hoặc có xung đột lợi ích.

8.4. Lưu giữ hồ sơ

HCMCOUJS lưu giữ hồ sơ các vụ việc đạo đức theo quy định về quản lý hồ sơ, bảo vệ dữ liệu và lưu trữ của Tạp chí.

Việc lưu giữ hồ sơ nhằm:

• bảo đảm khả năng truy vết quá trình xử lý;
• duy trì tính nhất quán trong xử lý;
• hỗ trợ xử lý các vụ việc liên quan;
• và bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ xuất bản.

8.5. Các chính sách liên quan

Tài liệu này phải được đọc và áp dụng cùng với các chính sách liên quan của HCMCOUJS, bao gồm:

• Chính sách đạo đức xuất bản & liêm chính nghiên cứu;
• Chính sách tư cách tác giả & đóng góp;
• Chính sách phản biện khoa học;
• Hướng dẫn & đạo đức dành cho phản biện viên;
• Chính sách độc lập biên tập & quản trị biên tập;
• Chính sách quản trị AI;
• Chính sách sửa lỗi, rút bài & hậu kiểm;
• Chính sách khiếu nại & kháng nghị;
• Chính sách số chuyên đề;
• Chính sách bản quyền & cấp phép;
• Chính sách dữ liệu nghiên cứu;
• Chính sách lưu trữ & bảo tồn số;
• Chính sách bảo mật dữ liệu cá nhân;
• và các chính sách, hướng dẫn có liên quan khác của HCMCOUJS.

Trong trường hợp có khác biệt giữa tài liệu quy trình này và một chính sách chuyên biệt của HCMCOUJS, chính sách chuyên biệt được áp dụng đối với vấn đề thuộc phạm vi điều chỉnh trực tiếp của chính sách đó, trừ khi pháp luật hoặc yêu cầu có thẩm quyền quy định khác.

8.6. Rà soát và cập nhật

HCMCOUJS định kỳ rà soát Sơ đồ xử lý đạo đức và quy trình biên tập nhằm bảo đảm sự phù hợp với:

• pháp luật hiện hành;
• các chính sách của HCMCOUJS;
• các chuẩn mực đạo đức xuất bản quốc tế;
• yêu cầu của các cơ sở dữ liệu lập chỉ mục;
• và sự phát triển của thực hành xuất bản khoa học.

Các sửa đổi quan trọng phải được phê duyệt theo cơ chế quản trị của HCMCOUJS trước khi có hiệu lực.