Dành cho Biên tập viên

1. Mục đích

Hướng dẫn này quy định vai trò, trách nhiệm, quy trình xử lý bản thảo và các nguyên tắc ra quyết định biên tập dành cho đội ngũ biên tập viên của Tạp chí Khoa học Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh - Kỹ thuật và Công nghệ. Tài liệu nhằm bảo đảm mọi bản thảo được xử lý một cách công bằng, khách quan, minh bạch, nhất quán và độc lập, phù hợp với các chính sách biên tập của Tạp chí cũng như các thông lệ tốt nhất được quốc tế công nhận trong xuất bản học thuật.

Biên tập viên có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc, khuyến nghị và hướng dẫn của Ủy ban Đạo đức Xuất bản (COPE), Khuyến nghị của ICMJE (International Committee of Medical Journal Editors), Bộ nguyên tắc về Minh bạch và Thực hành tốt nhất trong Xuất bản Học thuật (Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing) cùng các quy định và chính sách do Tạp chí ban hành.

2. Vai trò và trách nhiệm của Biên tập viên

Biên tập viên có trách nhiệm:

• bảo đảm tính độc lập trong biên tập và duy trì tính liêm chính học thuật của Tạp chí;
• đánh giá bản thảo hoàn toàn dựa trên giá trị học thuật, chất lượng khoa học và mức độ phù hợp với phạm vi của Tạp chí;
• tổ chức và giám sát quy trình biên tập, phản biện khoa học theo nguyên tắc công bằng, bảo mật và đúng thời hạn;
• lựa chọn các phản biện viên có chuyên môn phù hợp, độc lập và không có xung đột lợi ích;
• phát hiện, đánh giá và xử lý các vấn đề liên quan đến đạo đức nghiên cứu, đạo đức xuất bản và xung đột lợi ích;
• đưa ra đề xuất hoặc quyết định biên tập dựa trên báo cáo phản biện kết hợp với đánh giá học thuật độc lập của biên tập viên;
• bảo đảm mọi hoạt động xử lý bản thảo được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống quản lý bản thảo OJS của Tạp chí;
• bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ khoa học trước và sau khi bài báo được xuất bản.

3. Quy trình biên tập

Tất cả các bản thảo được xử lý theo quy trình biên tập thống nhất dưới đây.

3.1. Sơ duyệt hành chính (Desk Review – Vòng 1)

Đơn vị phụ trách: Ban Thư ký Tòa soạn

Thời gian xử lý mục tiêu: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận bản thảo.

Ban Thư ký Tòa soạn thực hiện kiểm tra ban đầu nhằm xác định hồ sơ nộp bài đã đầy đủ và đủ điều kiện để chuyển sang đánh giá học thuật.

Nội dung kiểm tra bao gồm:

• hồ sơ nộp bài;
• hình thức và định dạng kỹ thuật;
• metadata trên hệ thống OJS;
• nội dung khai báo và tuyên bố thống nhất của Tác giả;
• kiểm tra trùng lặp (đạo văn).

Kết quả sơ duyệt có thể là:

• chuyển sang Vòng 2;
• yêu cầu tác giả bổ sung/chỉnh sửa kỹ thuật trước khi xem xét tiếp;
• từ chối đối với các hồ sơ nộp bài không đáp ứng yêu cầu tối thiểu.

3.2. Sơ duyệt học thuật (Desk Review – Vòng 2)

Đơn vị phụ trách: Biên tập viên phụ trách (Handling Editor) hoặc Biên tập viên chuyên mục (Section Editor)

Thời gian xử lý mục tiêu: Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi hoàn thành Vòng 1.

Ở giai đoạn này, biên tập viên đánh giá khả năng chuyển bản thảo sang phản biện khoa học.

Các tiêu chí xem xét bao gồm:

• phù hợp với mục đích - phạm vi và loại bài báo;
• đánh giá chất lượng học thuật ban đầu;
• đánh giá tính mới, giá trị;
• tuân thủ đạo đức nghiên cứu và xuất bản.

Kết quả đánh giá có thể là:

• chuyển sang giai đoạn phản biện khoa học;
• yêu cầu chỉnh sửa trước khi chuyển sang phản biện;
• từ chối ở giai đoạn sơ duyệt.

3.3. Lựa chọn và mời phản biện

Đơn vị phụ trách: Biên tập viên phụ trách

Thời gian xử lý mục tiêu: Trong vòng 03 ngày làm việc.

Thông thường, mỗi bản thảo sẽ được mời ít nhất 02 phản biện viên độc lập có chuyên môn phù hợp.

Việc lựa chọn phản biện viên dựa trên các tiêu chí:

• chuyên môn phù hợp với chủ đề nghiên cứu;
• năng lực và thành tích nghiên cứu;
• không có xung đột lợi ích;
• đa dạng về cơ quan công tác;
• đa dạng về quốc gia hoặc khu vực (khi phù hợp);
• chất lượng và tiến độ phản biện trong các lần cộng tác trước.

3.4. Phản biện khoa học (Vòng 1)

Đơn vị phụ trách: Phản biện viên

Thời gian phản hồi lời mời: Trong vòng 07 ngày làm việc

Thời gian phản biện: Trong vòng 28 ngày làm việc

Tạp chí áp dụng mô hình phản biện kín hai chiều (Double-anonymous Peer Review).

Biên tập viên theo dõi tiến độ phản biện, bảo đảm tính bảo mật của quy trình và đánh giá chất lượng các phiếu phản biện.

Trong trường hợp các ý kiến phản biện có sự khác biệt đáng kể hoặc chưa đủ cơ sở để đưa ra quyết định, biên tập viên có thể mời thêm phản biện viên độc lập.

3.5. Đánh giá biên tập sau phản biện (Vòng 1)

Đơn vị phụ trách: Biên tập viên phụ trách

Thời gian xử lý mục tiêu: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ báo cáo phản biện.

Biên tập viên xem xét:

• nội dung và chất lượng các phiếu phản biện;
• giá trị học thuật của bản thảo;
• chất lượng phương pháp nghiên cứu;
• các vấn đề đạo đức (nếu có);
• các nội dung cần chỉnh sửa hoặc làm rõ.

Ý kiến phản biện là cơ sở tham khảo quan trọng nhưng không có giá trị ràng buộc đối với quyết định biên tập.

Các quyết định có thể bao gồm:

• chấp nhận bản thảo;
• chấp nhận sau khi chỉnh sửa nhỏ;
• yêu cầu chỉnh sửa lớn (phản biện tiếp vòng sau);
• từ chối.

3.6. Tác giả chỉnh sửa bản thảo

Tác giả được yêu cầu nộp:

• bản thảo đã chỉnh sửa;
• bản giải trình chi tiết từng ý kiến phản biện;
• các tài liệu bổ sung (nếu cần).

Thời hạn chỉnh sửa phụ thuộc vào mức độ sửa chữa được yêu cầu và sẽ được thông báo trong thư quyết định của Tòa soạn.

3.7. Phản biện khoa học (Vòng 2)

Đơn vị phụ trách: Phản biện viên

Thời gian phản hồi lời mời: Trong vòng 07 ngày làm việc

Thời gian phản biện mục tiêu: Trong vòng 14 ngày làm việc

Vòng phản biện thứ hai tập trung đánh giá việc tác giả đã giải quyết đầy đủ các ý kiến phản biện và yêu cầu của biên tập viên hay chưa.

Phản biện viên không cần đánh giá lại toàn bộ bản thảo, trừ khi xuất hiện các nội dung mới hoặc có thay đổi đáng kể.

Việc tổ chức thêm các vòng phản biện tiếp theo chỉ được thực hiện trong những trường hợp thật sự cần thiết.

Các quyết định có thể bao gồm:

• chấp nhận bản thảo;
• chấp nhận sau khi chỉnh sửa nhỏ;
• yêu cầu chỉnh sửa lớn (phản biện tiếp vòng sau);
• từ chối.

3.8. Quyết định biên tập cuối cùng

Đơn vị phụ trách: Biên tập viên phụ trách, Trưởng Biên tập và Tổng Biên tập

Thời gian xử lý mục tiêu: Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi kết thúc phản biện.

Quyết định cuối cùng được đưa ra trên cơ sở:

• phiếu phản biện;
• bản thảo đã chỉnh sửa;
• bản giải trình của tác giả;
• đánh giá học thuật độc lập của biên tập viên;
• việc tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghiên cứu và xuất bản;
• tiêu chuẩn chất lượng của Tạp chí.

Tổng Biên tập là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mọi quyết định xuất bản.

3.9. Biên tập xuất bản và công bố

Các bản thảo được chấp nhận sẽ tiếp tục trải qua các bước:

• biên tập nội dung;
• hiệu đính ngôn ngữ (khi cần thiết);
• chế bản và dàn trang;
• tác giả kiểm tra bản in thử;
• kiểm tra thông tin metadata;
• đăng ký DOI;
• xuất bản trực tuyến theo lịch của Tạp chí.

4. Nguyên tắc ra quyết định biên tập

Mọi quyết định biên tập phải dựa trên:

• tính nguyên gốc của nghiên cứu;
• chất lượng khoa học;
• độ tin cậy của phương pháp nghiên cứu;
• giá trị đóng góp đối với tri thức khoa học;
• việc tuân thủ đạo đức nghiên cứu và xuất bản;
• mức độ phù hợp với mục tiêu và phạm vi của Tạp chí.

Quyết định biên tập không được chịu ảnh hưởng bởi:

• quốc tịch;
• giới tính;
• dân tộc;
• tôn giáo;
• quan điểm chính trị;
• cơ quan công tác;
• lợi ích thương mại hoặc các yếu tố ngoài học thuật.

5. Đạo đức xuất bản

Biên tập viên có trách nhiệm phát hiện, đánh giá và xử lý phù hợp các trường hợp liên quan đến:

• đạo văn hoặc trùng lặp không phù hợp;
• công bố trùng lặp;
• làm giả hoặc ngụy tạo dữ liệu;
• chỉnh sửa hình ảnh sai quy định;
• tranh chấp quyền tác giả;
• gian lận trong phản biện;
• thao túng trích dẫn;
• không khai báo xung đột lợi ích;
• sử dụng AI không phù hợp.

Các trường hợp nghi ngờ vi phạm sẽ được xử lý theo Chính sách đạo đức xuất bản & liêm chính nghiên cứu và Sơ đồ xử lý đạo đức và quy trình biên tập của Tạp chí.

6. Sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) có trách nhiệm

Biên tập viên không được sử dụng các hệ thống AI tạo sinh để:

• thay thế việc đánh giá học thuật hoặc ra quyết định biên tập;
• tải lên các bản thảo hoặc tài liệu mật lên các nền tảng AI công khai;
• tiết lộ thông tin mật của tác giả hoặc phản biện.

Các công cụ AI chỉ được sử dụng để hỗ trợ các công việc hành chính hoặc biên tập ở mức phù hợp theo quy định của Tạp chí và luôn phải có sự giám sát trực tiếp của con người, theo Chính sách Quản trị AI của Tạp chí.

7. Bảo mật và xung đột lợi ích

Biên tập viên phải:

• bảo đảm tính bảo mật tuyệt đối trong toàn bộ quá trình xử lý bản thảo;
• chủ động khai báo mọi xung đột lợi ích thực tế hoặc tiềm ẩn;
• từ chối xử lý bản thảo nếu không thể bảo đảm tính khách quan;
• bảo vệ danh tính của phản biện viên theo chính sách phản biện kín hai chiều của Tạp chí.

Yêu cầu về khai báo và xử lý xung đột lợi ích được quy định chi tiết trong Chính sách đạo đức xuất bản & liêm chính nghiên cứu của Tạp chí.

8. Thời gian xử lý bản thảo dự kiến (Đơn vị tính: ngày làm việc)

Lưu ý: tùy vào kết quả phản biện của vòng 2 mà quy trình sẽ có thể kéo dài hơn.

9. Các chính sách liên quan

Biên tập viên cần nghiên cứu và tuân thủ đầy đủ các chính sách của Tạp chí, bao gồm:

• Chính sách đạo đức xuất bản & liêm chính nghiên cứu
• Chính sách tư cách tác giả & đóng góp
• Chính sách phản biện khoa học
• Hướng dẫn & đạo đức dành cho phản biện viên
• Chính sách độc lập biên tập & quản trị biên tập
• Chính sách quản trị AI
• Chính sách sửa lỗi, rút bài & hậu kiểm
• Chính sách khiếu nại & kháng nghị
• Chính sách truy cập mở
• Chính sách dữ liệu nghiên cứu

10. Thông tin liên hệ

Mọi thắc mắc liên quan đến quy trình biên tập, đạo đức xuất bản hoặc xử lý bản thảo vui lòng liên hệ Ban Thư ký Tòa soạn thông qua các kênh liên hệ chính thức được công bố trên website của Tạp chí.