Hướng dẫn: Chính sách - Quy trình

CHÍNH SÁCH - QUY TRÌNH

Tất cả các quy trình (gửi bài, phản biện, biên tập, xuất bản) đều được thực hiện thông qua trang web trực tuyến của Tạp chí. Đối với mỗi giai đoạn, bản thảo sẽ được xử lý trong một khoảng thời gian nhất định được quy định và cam kết bởi Tạp chí.

I. Quy trình Nhận bản thảo và Sơ duyệt

Bản thảo là một bài nghiên cứu hoàn chỉnh được thể hiện dưới dạng một bản thảo khoa học nên bao gồm đầy đủ các thành phần của bản thảo khoa học. Bản thảo phải được nộp trên hệ thống trực tuyến của Tạp chí theo đúng lĩnh vực của bản thảo.  Bản thảo phải tuân thủ đúng tôn chỉ, phạm vi và thể lệ, chính sách nộp bài mà Tạp chí đã công bố;

Tác giả cam kết bản thảo không được gửi cùng lúc nhiều tạp chí và chưa từng được xuất bản tại các tạp chí, ấn phẩm khác.

Bản thảo phải thông qua quá trình sơ duyệt và thỏa mãn các yêu cầu về các nội dung sơ duyệt (phù hợp với tôn chỉ, phạm vi, và thể lệ) để tiếp tục các bước tiếp theo.

Quy trình nhận bản thảo được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1:
Nhận bản thảo từ Tác giả thông qua hệ thống nộp bài trực tuyến của Tạp chí.

Bước 2:
Thông tin về việc Tạp chí đã nhận bản thảo bằng email trên hệ thống nộp bài trực tuyến của Tạp chí trực tuyến (Nội dung soạn sẵn và hệ thống trực tuyến tự động điền thông tin các trường thông tin để trống).

Bước 3:
Biên tập viên của Tạp chí sẽ thực hiện việc sơ duyệt bản thảo đã nhận trên hệ thống OJS trong thời gian tối đa là 3 ngày. Quá trình sơ duyệt bao gồm các nội dung sau đây:

• Về sự phù hợp với tôn chỉ, mục đích, phạm vi của Tạp chí đã được công bố;
• Về sự tuân thủ các chính sách gửi bài, phản biện, biên tập mà Tạp chí đã được công bố;
• Về sự phù hợp với thể lệ của bản thảo đã được công bố (File bản thảo (độ dài, font chữ); Tiêu đề, tóm tắt, từ khóa bằng tiếng Anh và tiếng Việt; Bảng, hình, số liệu;Trích dẫn; Hình thức & các lỗi chính tả);
• Về các thông tin cần cung cấp của Tác giả (họ tên, học hàm-học vị, nơi công tác, chức vụ, email và số điện thoại lạc), và các cam kết khác mà Tạp chí yêu cầu.

Kết quả sơ duyệt:

• Trường hợp 1: Đáp ứng đầy đủ tất cả các nội dung sơ duyệt được nêu ở phần trên, Thư ký Toà soạn gửi email thông tin kết quả về việc nhận bản thảo của Tác giả. Thời điểm này được tính là thời gian nhận bài.
• Trường hợp 2: Nếu bản thảo không đáp ứng về sự phù hợp một trong các nội dung nói trên hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin của các Tác giả, và các cam kết khác mà Tạp chí yêu cầu, bản thảo sẽ không được chấp thuận nhận bài.
• Bổ sung, điều chỉnh, nộp lại: Trong trường hợp không phù hợp về thể lệ hoặc thiếu các thông tin do Toà soạn yêu cầu cung cấp, cam kết thì sẽ được Thư ký Toà soạn phản hồi với nội dung đề nghị Tác giả bổ sung, điều chỉnh, nộp lại. Chu kỳ sẽ được lặp lại cho đến khi bản thảo được Biên tập viên hoặc Thư ký Toà soạn xác nhận với Tác giả bằng email thông qua hệ thống trực tuyến của Tạp chí. Thời gian này là thời gian nhân bài chính thức được.
• Từ chối: Nếu không phù hợp với tôn chỉ, mục đích hoặc với phạm vi của Tạp chí đã được công bố; hoặc đã lập lại quy trình mà bản thảo vẫn không đáp ứng được các nội dung sơ duyệt; hoặc Tác giả từ chối chỉnh sửa theo yêu cầu sơ duyệt của Toà soạn.

II. Quy trình phản biện Bản thảo

Sau khi bản thảo đã qua sơ duyệt, bản thảo bắt đầu qua công đoạn phản biện. 

Bước 1:
Tạp chí khuyến khích các đề xuất từ phía tác giả về các Chuyên gia Phản biện phù hợp. Tổng Biên tập phân công hoặc phân quyền cho Biên tập viên chính/Biên tập viên chuyên mục mời Người Phản biện trên cơ sở danh sách Phản biện đã được Tổng biên tập phê duyệt. Thời gian phản hồi của Biên tập viên và của Người Phản biện tối đa là 03 ngày.

Bước 2:
Tạp chí thực hiện chính sách phản biện kín hai chiều. Tác giả và Người Phản biện sẽ được ẩn danh. Các thông tin trao đổi giữa phản biện và tác giả phải thông qua trang web trực tuyến của Tạp chí. Các biên tập viên, thư ký tòa soạn sẽ theo dõi và kiểm soát quá trình này.

Giai đoạn phản biện được tính từ khi người phản biện chấp nhận lời mời thực hiện công tác phản biện từ Tòa soạn. Thời gian tối đa cho một người hoàn thành một lần phản biện một bài báo vòng một là 20 ngày, vòng hai là 07 ngày (trừ các các trường hợp đặc biệt).

Bước 3:
Sau khi có kết quả phản biện thứ nhất - vòng một. Dựa vào đề xuất của phản biện, Biên tập viên được phân quyền, hoặc Tổng Biên tập quyết định kết quả bản thảo với 4 lựa chọn:

1. Chấp nhận bản thảo mà không cần chỉnh sửa;
2. Cần chỉnh sửa và nộp lại;
3. Cần chỉnh sửa và nộp để phản biện lại (vòng 2);
4. Từ chối bản thảo.

Một lần phản biện cho một bản thảo có thể có một hoặc hai vòng phản biện dựa trên đề xuất của phản biện thứ nhất và do Tổng biên tập (hoặc phân quyền cho biên tập viên) quyết định.

Tác giả có thể theo dõi kết quả phản biện, được thể hiện trên mục trạng thái của bản thảo. Đồng thời, Toà soạn sẽ gửi email về kết quả phản biện - quyết định của Biên tập viên (1 trong 4 lựa chọn)  kèm theo các nội dung yêu cầu phải chỉnh sửa, (nếu là các lựa chọn (2), (3) và lý do từ chối nếu là lựa chọn (4)).

Bước 4:

Tác giả thực hiện việc chỉnh sửa, trao đổi với Tòa soạn:

1. Chấp nhận bản thảo mà không cần chỉnh sửa: Tác giả không cần chỉnh sửa.
2. Cần chỉnh sửa và nộp lại: Tác giả phải thực hiện việc chỉnh sửa bản thảo theo các nội dung yêu cầu trong thời gian quy định là 10 ngày. Các bản chỉnh sửa của bản thảo phải kèm theo bản phản hồi/trao đổi từng điểm đối với tất cả các nhận xét của Chuyên gia Phản biện và Tòa soạn. Bản thảo sẽ được xét duyệt bởi Biên tập viên được phân quyền, hoặc Tổng Biên tập để đảm bảo rằng các yêu cầu của Chuyên gia Phản biện và Tạp chí được đáp ứng đầy đủ.
3. Cần chỉnh sửa và nộp để phản biện lại (vòng 2): Tác giả phải thực hiện việc chỉnh sửa bản thảo theo các nội dung yêu cầu trong thời gian quy định là 10 ngày. Các bản chỉnh sửa của bản thảo phải kèm theo bản phản hồi/trao đổi từng điểm đối với tất cả các nhận xét của chuyên gia phản biện và Tòa soạn. Phản biện vòng 2 được thực hiện tương tự như chu trình phản biện vòng một. Trong trường hợp bản thảo được đánh giá bởi 2 hoặc 3 chuyên gia phản biện thì quy trình như phản biện thứ nhất.
4. Từ chối bản thảo.

Một bài báo có thể có từ một, hai, hoặc ba người phản biện. Thời gian phản biện của các phản biện là song song hoặc nối tiếp do Tổng Biên tập hoặc Biên tập viên phân quyền quyết định cho mỗi bản thảo. Trong trường hợp bản thảo nhận được nhiều sự đánh giá trái chiều, Tổng Biên tập sẽ đưa ra quyết định để mời một chuyên gia phản biện thứ ba cho bản thảo đó. Một bài báo có thể có một hoặc hai vòng phản biện do đề xuất của phản biện vòng 1 và do Tổng biên tập, hoặc phân quyền cho biên tập viên chính hay biên tập viên chuyên mục quyết định.

Sau khi bản thảo đã hoàn thành công đoạn phản biện, thanh trạng thái bản thảo sẽ thể hiện “chờ biên tập”: Bản thảo tiếp tục bước vào công đoạn biên tập sau phản biện.

III. Quy trình Biên tập bản thảo

Để nâng cao chất lượng của các bản thảo, sau khi quá trình phản biện kết thúc, bản thảo đã tiếp tục các công đoạn của quy trình biên tập, bao gồm: biên tập sau phản biện và kiểm tra/soát lỗi.

Để quá trình biên tập được thuận lợi và nhanh chóng hơn, Tạp chí khuyến khích các tác giả tuân thủ đúng theo các Thể lệ bản thảo và Mẫu bản thảo được công bố bởi Tạp chí.

Bước 1: Biên tập sau phản biện

Ở giai đoạn này, ngoài những yêu cầu hiệu chỉnh bản thảo theo đúng thể lệ bản thảo mà Tạp chí đã công bố, Tạp chí sẽ thực hiện kiểm tra tính tương đồng (đạo văn) của bản thảo, đưa ra kết luận về bản thảo trên cơ sở kết quả tính tương đồng và thông báo kết quả đến tác giả; hoặc đề nghị tác giả rà soát, chỉnh sửa để bảo đảm phù hợp tiêu chuẩn của tính tương đồng. Tác giả phải hợp tác với Biên tập viên để chỉnh sửa theo các yêu cầu của Biên tập viên. Tác giả liên lạc sẽ đại diện nhóm tác giả trao đổi với Tòa soạn về các chỉnh sửa đã được thực hiện theo các yêu cầu của Phản biện cũng như của Biên tập viên. Ngày gửi lại các hiệu chỉnh bản thảo là ngày mà Tác giả hoàn thành việc chỉnh sửa theo tất cả yêu cầu của Biên tập viên và nộp lại Toà soạn (thời gian chỉnh sửa là 10 ngày kể từ khi nhận được các nội dung chỉnh sửa từ Biên tập viên).

Bước 2: Kiểm tra/ Soát lỗi (Biên tập trước duyệt đăng và xuất bản)

Tác giả cần rà soát bản thảo, bảo đảm rằng bản thảo đảm bảo đủ các điều kiện để duyệt đăng. Việc rà soát bản thảo cuối cùng được thực hiện trong thời gian tối đa 3 ngày (trừ một số trường hợp đặc biệt). Tác giả liên hệ đại diện nhóm tác giả chịu trách nhiệm về tính chính xác tất cả các nội dung trong bản thảo cũng như thông tin các đồng tác giả. 

III. Quy trình Xuất bản bản thảo

Sau khi hoàn thành bước biên tập trước công đoạn duyệt đăng và xuất bản, bản thảo tiếp tục qua công đoạn duyệt đăng và xuất bản.

Khi các bản thảo đều đủ điều kiện đăng trên Tạp chí Khoa học Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, các bản thảo sẽ được tập hợp để duyệt đăng và lên kế hoạch dự kiến xuất bản (xuất bản trực tuyến, xuất bản bản in, số đăng, số thứ tự trong bài) trình Tổng biên tập phê duyệt xuất bản. Thời gian Tổng biên tập ký duyệt đăng chính là thời gian được ghi nhận trên mục thông tin bản thảo. Các bản thảo sẽ được duyệt để xuất bản bản điện tử (online) trên trang web của Tạp chí ngay sau khi được duyệt đăng. Nhiều bản thảo được xuất bản trực tuyến trước ngày xuất bản bản in. Trong quá trình biên tập bản thảo, Tạp chí sẽ thông báo đến tác giả liên hệ thông báo qua e-mail về ngày dự kiến xuất bản trực tuyến và bản in.

Lịch xuất bản của các chuyên ngành được công bố trên trang web trực tuyến của Tạp chí.

Tạp chí sẽ thực hiện công tác xuất bản. Các công việc dàn trang, xuất bản chờ trực tuyến (in press), xuất bản trực tuyến, chuyển file cho nhà in, kiểm tra bản ma-ket, xác nhận bản in, kiểm duyệt, nộp lưu chiểu, phát hành.

Sau khi bài báo được xuất bản bản in, mỗi tác giả sẽ nhận được một quyển tạp chí. Bạn đọc và các tác giả có thể đặt mua thêm Tạp chí thông qua trụ sở Tòa soạn hoặc trang web trực tuyến của Tạp chí.