Sơ đồ xử lý đạo đức và quy trình biên tập

Kỷ yếu cam kết bảo vệ tính toàn vẹn, độ tin cậy và minh bạch của hồ sơ học thuật. Mọi quan ngại về đạo đức xuất bản được xử lý công bằng, độc lập, bảo mật, dựa trên bằng chứng và phù hợp với mức độ ảnh hưởng của vụ việc.

Các quy trình này áp dụng đối với bản thảo đang nộp, đang phản biện, đã chấp nhận, đã xuất bản và mọi nội dung, dữ liệu, hình ảnh, tài liệu bổ sung có liên quan.

1. QUY TRÌNH XỬ LÝ CHUNG

1.1. Phát hiện hoặc tiếp nhận quan ngại đạo đức

1.2. Ghi nhận và bảo toàn hồ sơ, bằng chứng và lịch sử xử lý trên OJS

1.3. Kiểm tra xung đột lợi ích của người tham gia xử lý

1.4. Đánh giá sơ bộ mức độ và tính xác thực của quan ngại

• Không đủ căn cứ: Đóng hồ sơ, ghi nhận lý do và tiếp tục quy trình biên tập khi phù hợp;
• Có căn cứ hợp lý: Tạm dừng xử lý bản thảo hoặc quyết định xuất bản khi cần thiết.

1.5. Thông báo cho tác giả hoặc bên liên quan và yêu cầu giải trình, dữ liệu gốc hoặc tài liệu chứng minh.

1.6. Tham vấn biên tập viên chuyên môn, chuyên gia phương pháp, thống kê, đạo đức hoặc cơ sở nghiên cứu khi cần

1.7. Ra quyết định

1.7.1. Trước xuất bản

• • tiếp tục xử lý;
  • yêu cầu chỉnh sửa;
  • yêu cầu phản biện lại;
  • từ chối bản thảo;
  • thông báo cơ sở nghiên cứu hoặc cơ quan có thẩm quyền.

1.7.2. Sau xuất bản

• • không thực hiện thêm hành động;
  • sửa lỗi;
  • thông báo quan ngại;
  • rút bài;
  • gỡ bài trong trường hợp pháp lý hoặc an toàn đặc biệt;
  • thông báo cơ sở nghiên cứu, cơ quan tài trợ, nhà xuất bản hoặc dịch vụ lập chỉ mục.

1.8. Thông báo quyết định, cập nhật website, DOI và siêu dữ liệu, đồng thời lưu hồ sơ vụ việc

2. ĐẠO VĂN VÀ TRÙNG LẶP

Đạo văn là việc sử dụng ngôn từ, ý tưởng, dữ liệu, bảng, hình, phương pháp, cấu trúc lập luận hoặc sản phẩm trí tuệ của người khác mà không ghi nhận nguồn thích hợp, làm người đọc hiểu nhầm đó là sản phẩm của tác giả.

Báo cáo tương đồng chỉ là công cụ sàng lọc, tỷ lệ tương đồng không tự động đồng nghĩa với đạo văn. Biên tập viên phải đánh giá nguồn, ngữ cảnh, cách trích dẫn, vị trí nội dung trùng lặp và mức độ ảnh hưởng đến tính nguyên gốc.

2.1. Chỉ số tương đồng tổng thể

2.2. Mức trùng lặp với từng nguồn

2.3. Sao chép nguyên văn liên tiếp

• từ 20 từ liên tiếp trở lên không trích dẫn: dấu hiệu cần giải trình;
• từ 40 từ liên tiếp trở lên không trích dẫn: dấu hiệu nghiêm trọng;
• nhiều đoạn sao chép lặp lại có hệ thống có thể được xem là đạo văn nghiêm trọng dù tỷ lệ tổng thể thấp.

2.4. Quy trình xử lý

2.4.1. Phát hiện tương đồng

2.4.2. Kiểm tra thủ công báo cáo và nguồn đối chiếu

• • Sai sót nhỏ: Yêu cầu bổ sung dẫn nguồn, đặt trong dấu ngoặc kép hoặc diễn đạt lại;
  • Trùng lặp đáng kể: Tạm dừng xử lý và yêu cầu tác giả giải trình.

Trường hợp nếu bản thảo đạo văn nghiêm trọng

• từ chối bản thảo;
• rút bài nếu đã xuất bản;
• thông báo cơ sở nghiên cứu khi phù hợp;
• xem xét hạn chế nộp bài đối với hành vi nghiêm trọng hoặc tái phạm.

3. TỰ ĐẠO VĂN VÀ TÁI SỬ DỤNG VĂN BẢN

Tự đạo văn là việc tái sử dụng đáng kể nội dung đã công bố của chính tác giả mà không trích dẫn, không khai báo hoặc không tạo ra giá trị học thuật mới phù hợp.

Việc tái sử dụng hạn chế trong phần phương pháp có thể được chấp nhận nếu cần thiết, được dẫn nguồn thích hợp và không làm người đọc hiểu sai về tính nguyên gốc của nghiên cứu.

4. NGỤY TẠO, XUYÊN TẠC DỮ LIỆU VÀ THAO TÚNG HÌNH ẢNH

Các hành vi bao gồm:

• tạo ra dữ liệu, người tham gia, kết quả hoặc tài liệu không tồn tại;
• thay đổi, loại bỏ hoặc lựa chọn dữ liệu nhằm làm sai lệch kết quả;
• không cung cấp được dữ liệu gốc khi có yêu cầu hợp lý;
• nhân bản, ghép, xóa, che khuất hoặc chỉnh sửa hình ảnh làm thay đổi ý nghĩa khoa học;
• sử dụng hình ảnh hoặc dữ liệu do AI tạo ra như dữ liệu nghiên cứu thực tế.

4.1. Phát hiện bất thường

4.2. Yêu cầu dữ liệu gốc, mã phân tích, tệp hình ảnh gốc hoặc hồ sơ nghiên cứu

4.3. Đánh giá bởi chuyên gia phù hợp

• không có sai phạm: tiếp tục xử lý;
• sai sót có thể khắc phục: yêu cầu sửa;
• dữ liệu không đáng tin cậy: từ chối, Thông báo quan ngại hoặc rút bài;
• có dấu hiệu gian lận: thông báo cơ sở nghiên cứu hoặc cơ quan có thẩm quyền.

5. GỬI BÀI ĐỒNG THỜI, XUẤT BẢN TRÙNG LẶP VÀ CHIA NHỎ NGHIÊN CỨU

Tác giả không được:

• gửi cùng một bản thảo đến nhiều tạp chí trong cùng thời gian;
• công bố lại toàn bộ hoặc phần đáng kể nội dung đã xuất bản mà không khai báo;
• chia một nghiên cứu thành nhiều bài nhỏ không có câu hỏi hoặc đóng góp độc lập;
• che giấu bài hội nghị, preprint, báo cáo hoặc bản thảo liên quan.

5.1. Phát hiện

5.2. Xác minh với tác giả và tạp chí liên quan khi cần

• yêu cầu hợp nhất hoặc dẫn nguồn;
• từ chối bản thảo;
• rút bài nếu đã xuất bản;
• thông báo các tạp chí hoặc cơ sở nghiên cứu liên quan trong trường hợp nghiêm trọng.

6. SAI PHẠM VỀ TÁC GIẢ VÀ ĐÓNG GÓP

Các hành vi không được chấp nhận gồm:

• tác giả danh dự hoặc tác giả quà tặng;
• tác giả ma;
• mua bán vị trí tác giả;
• giả mạo danh tính hoặc cơ quan công tác;
• loại bỏ người có đóng góp đủ điều kiện;
• khai sai vai trò CRediT;
• tự ý thêm, xóa hoặc thay đổi thứ tự tác giả.

6.1. Nhận tranh chấp hoặc yêu cầu thay đổi tác giả

6.2. Tạm dừng xử lý

6.3. Yêu cầu giải trình, bảng đóng góp và xác nhận bằng văn bản của tất cả tác giả

• Các bên thống nhất: Tổng biên tập xem xét quyết định theo giai đoạn xử lý bản thảo;
• Các bên không thống nhất: Chuyển vụ việc đến cơ sở nghiên cứu hoặc cơ quan có thẩm quyền. Tạp chí không tự phân xử quyền tác giả có tính pháp lý.

7. XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

Tác giả, phản biện viên và biên tập viên phải khai báo đầy đủ các lợi ích tài chính, nghề nghiệp, học thuật, cá nhân hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến nghiên cứu hoặc quyết định biên tập.

7.1. Phát hiện xung đột lợi ích chưa khai báo

7.2. Yêu cầu giải trình

• cập nhật tuyên bố;
• thay phản biện viên hoặc biên tập viên;
• đánh giá lại quyết định;
• công bố sửa lỗi;
• từ chối hoặc rút bài nếu xung đột lợi ích làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến độ tin cậy của nghiên cứu hoặc quy trình biên tập.

Người có xung đột lợi ích không được tham gia xử lý hoặc quyết định vụ việc.

8. VI PHẠM ĐẠO ĐỨC NGHIÊN CỨU

Các quan ngại có thể liên quan đến:

• thiếu phê duyệt của hội đồng đạo đức;
• không có đồng thuận tham gia hoặc đồng thuận công bố;
• vi phạm quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• nghiên cứu trên người hoặc động vật không phù hợp;
• giả mạo quyết định đạo đức;
• khai sai đăng ký thử nghiệm hoặc nguồn dữ liệu.

8.1. Phát hiện nghi vấn

8.2. Yêu cầu quyết định phê duyệt, biểu mẫu đồng thuận và hồ sơ liên quan

8.3. Xác minh với cơ quan đạo đức khi cần

• hồ sơ hợp lệ: tiếp tục;
• thiếu sót có thể khắc phục: yêu cầu bổ sung;
• không có phê duyệt hoặc khai báo gian dối: từ chối;
• nếu đã xuất bản: Sửa lỗi, Thông báo quan ngại hoặc rút bài.

9. THAO TÚNG TRÍCH DẪN

Các hành vi bị cấm gồm:

• ép buộc tác giả trích dẫn tài liệu không liên quan;
• tự trích dẫn hoặc trích dẫn tạp chí quá mức;
• nhóm hoặc mạng lưới trích dẫn;
• thỏa thuận trích dẫn đối ứng;
• chèn tài liệu tham khảo nhằm làm tăng chỉ số trích dẫn;
• sử dụng tài liệu tham khảo giả hoặc do AI tạo ra.

9.1. Phát hiện mẫu trích dẫn bất thường

9.2. Đánh giá mức độ liên quan và lịch sử thay đổi tài liệu tham khảo

9.3. Kiểm tra yêu cầu của phản biện viên hoặc biên tập viên

• loại bỏ trích dẫn không phù hợp;
• thay phản biện viên hoặc biên tập viên;
• đánh giá lại quyết định;
• từ chối bản thảo;
• rà soát các bài có liên quan;
• chấm dứt vai trò phản biện hoặc biên tập nếu có hành vi thao túng có hệ thống.

10. THAO TÚNG PHẢN BIỆN

Các hành vi bị cấm gồm:

• đề xuất phản biện viên không tồn tại;
• sử dụng thư điện tử giả hoặc do tác giả kiểm soát;
• giả mạo hoặc đánh cắp danh tính;
• tổ chức nhóm phản biện trao đổi lợi ích;
• tác giả tự phản biện bài của mình;
• nhờ người khác thực hiện phản biện mà không khai báo;
• dùng AI tạo báo cáo phản biện hoặc tải bản thảo mật lên công cụ AI không được phép.

10.1. Phát hiện phản biện viên hoặc báo cáo đáng ngờ

10.2. Tạm dừng quyết định biên tập

10.3. Xác minh danh tính, thư điện tử, cơ quan công tác và lịch sử OJS

• hủy báo cáo phản biện không hợp lệ;
• mời phản biện viên độc lập mới;
• đánh giá lại hoặc hủy quyết định;
• từ chối bản thảo;
• khóa tài khoản gian lận;
• rút bài nếu quy trình phản biện đã bị thao túng nghiêm trọng.

11. SỬ DỤNG AI KHÔNG PHÙ HỢP

Các hành vi không được chấp nhận gồm:

• tạo dữ liệu, kết quả hoặc tài liệu tham khảo giả;
• tạo hoặc chỉnh sửa hình ảnh làm thay đổi dữ liệu;
• không khai báo việc sử dụng AI khi chính sách yêu cầu;
• sử dụng AI thay thế trách nhiệm học thuật của tác giả;
• đưa bản thảo mật hoặc dữ liệu cá nhân vào công cụ AI không được phép;
• dùng AI tạo báo cáo phản biện.

Tạp chí không kết luận sai phạm chỉ dựa trên công cụ phát hiện AI.

11.1. Phát hiện nghi vấn

11.2. Đánh giá thủ công và yêu cầu hồ sơ gốc

• bổ sung khai báo;
• sửa nội dung hoặc tài liệu tham khảo;
• từ chối bản thảo;
• sửa lỗi, thông báo quan ngại hoặc rút bài nếu nội dung đã xuất bản không đáng tin cậy.

12. CƠ SỞ SẢN XUẤT BÀI BÁO GIAN LẬN

Các dấu hiệu có thể gồm:

• bản thảo theo khuôn mẫu lặp;
• dữ liệu hoặc hình ảnh tái sử dụng;
• tác giả không hiểu nội dung nghiên cứu;
• thay đổi tác giả bất thường;
• phản biện viên giả;
• tài liệu tham khảo giả;
• có bằng chứng mua bán bài hoặc vị trí tác giả.

Một dấu hiệu riêng lẻ không đủ để kết luận.

12.1. Phát hiện nhiều chỉ báo liên kết

12.2. Tạm dừng xử lý

12.3. Xác minh tác giả, dữ liệu, hình ảnh, phản biện và quá trình nghiên cứu

• không đủ căn cứ: tiếp tục với kiểm tra tăng cường;
• không xác minh được tính xác thực: từ chối;
• có bằng chứng gian lận: từ chối hoặc rút bài;
• rà soát các bài liên quan;
• thông báo cơ sở nghiên cứu hoặc cơ quan có thẩm quyền.

13. SAI PHẠM CỦA BIÊN TẬP VIÊN

Các hành vi có thể bao gồm:

• thiên vị hoặc lạm dụng quyền hạn;
• ép buộc trích dẫn;
• tiết lộ bản thảo mật;
• chiếm dụng ý tưởng hoặc dữ liệu;
• can thiệp không phù hợp vào phản biện;
• không khai báo xung đột lợi ích;
• đối xử ưu tiên với bài của thành viên nội bộ.

Khi khiếu nại liên quan đến biên tập viên, vụ việc phải được chuyển cho người có thẩm quyền cao hơn hoặc nhóm độc lập. Người bị khiếu nại không được tham gia quyết định.

Kết quả có thể gồm:

• chuyển bản thảo cho biên tập viên khác;
• đánh giá lại quyết định;
• đào tạo hoặc cảnh báo;
• tạm đình chỉ hoặc chấm dứt vai trò biên tập;
• sửa lỗi hoặc rút bài;
• thông báo cơ quan chủ quản.

14. SỬA LỖI

Sửa lỗi được công bố khi sai sót ảnh hưởng đến độ chính xác hoặc khả năng diễn giải của bài báo nhưng không làm mất hiệu lực toàn bộ kết quả và kết luận.

Thông báo sửa lỗi phải:

• nêu rõ bài báo và DOI;
• xác định nội dung sai và nội dung đúng;
• giải thích ảnh hưởng của sai sót;
• liên kết hai chiều với bài gốc;
• duy trì lịch sử xuất bản minh bạch.

15. THÔNG BÁO QUAN NGẠI

Thông báo quan ngại có thể được công bố khi:

• có quan ngại nghiêm trọng nhưng chưa đủ căn cứ rút bài;
• cuộc điều tra kéo dài;
• tác giả hoặc cơ sở nghiên cứu không hợp tác;
• có nguy cơ đối với người đọc hoặc cộng đồng.

Thông báo được liên kết với bài gốc và được cập nhật sau khi có kết luận điều tra.

16. RÚT BÀI

Bài báo có thể bị rút khi:

• kết quả hoặc kết luận không còn đáng tin cậy;
• có đạo văn nghiêm trọng;
• có ngụy tạo hoặc xuyên tạc dữ liệu;
• có vi phạm nghiêm trọng về đạo đức nghiên cứu;
• có thao túng quy trình phản biện hoặc trích dẫn;
• bài là sản phẩm của cơ sở sản xuất bài báo gian lận;
• có xuất bản trùng lặp nghiêm trọng;
• có vi phạm quyền tác giả không thể khắc phục.

Rút bài nhằm sửa chữa hồ sơ học thuật, không phải để trừng phạt tác giả.

Thông báo rút bài phải:

• nêu rõ bài bị rút;
• nêu lý do;
• xác định bên ra quyết định;
• liên kết với bài gốc;
• được công bố kịp thời và minh bạch.

Bài bị rút thông thường vẫn được duy trì trên website với dấu hiệu “ĐÃ RÚT BÀI – RETRACTED”.

17. KHIẾU NẠI VÀ KHÁNG NGHỊ

Khiếu nại hoặc kháng nghị phải nêu rõ:

• sai sót thực tế;
• vi phạm quy trình;
• xung đột lợi ích;
• bằng chứng mới có thể ảnh hưởng đến quyết định.

Vụ việc được chuyển cho người không tham gia quyết định ban đầu.

Kết quả có thể gồm:

• giữ nguyên quyết định;
• sửa đổi quyết định;
• phản biện độc lập lại;
• khắc phục sai sót quy trình;
• chuyển Hội đồng Biên tập hoặc cơ quan có thẩm quyền.

18. XỬ LÝ ĐẠO ĐỨC ĐỐI VỚI SỐ ĐẶC BIỆT

Áp dụng đối với số đặc biệt, chuyên đề, tập hợp bài báo theo chủ đề hoặc hợp tác học thuật có biên tập viên khách mời. Các rủi ro cần kiểm soát có thể là:

• biên tập viên khách mời có xung đột lợi ích;
• mời bài không minh bạch;
• phản biện không độc lập;
• tập trung bài từ cùng nhóm tác giả hoặc cùng cơ quan;
• thao túng phản biện hoặc thao túng trích dẫn;
• chủ đề không phù hợp phạm vi Tạp chí;
• chất lượng bài không đồng đều;
• sử dụng số đặc biệt để né quy trình phản biện chuẩn.

18.1. Đề xuất số đặc biệt: phải nêu rõ chủ đề, mục tiêu, phạm vi, biên tập viên khách mời và kế hoạch phản biện

18.2. Phê duyệt: Tổng biên tập hoặc Hội đồng Biên tập xem xét và phê duyệt trước khi công bố

18.3. Khai báo xung đột lợi ích: tất cả biên tập viên khách mời phải khai báo xung đột lợi ích

18.4. Áp dụng phản biện kín hai chiều: bài trong số đặc biệt phải qua quy trình phản biện như bài thường

18.5. Giám sát độc lập: Tạp chí có quyền chỉ định biên tập viên nội bộ giám sát toàn bộ số đặc biệt

18.6. Xử lý vi phạm: nếu phát hiện sai phạm, Tạp chí có thể tạm dừng số đặc biệt, thay biên tập viên khách mời, phản biện lại, từ chối bài hoặc hủy số đặc biệt

18.7. Công bố minh bạch: thông tin số đặc biệt, biên tập viên khách mời và quy trình phản biện phải được công bố rõ ràng

19. BIỆN PHÁP XỬ LÝ

Tùy mức độ, Tạp chí có thể áp dụng:

• nhắc nhở hoặc cảnh báo;
• yêu cầu sửa hoặc bổ sung khai báo;
• yêu cầu phản biện lại;
• thay phản biện viên hoặc biên tập viên;
• hủy báo cáo phản biện;
• từ chối bản thảo;
• công bố sửa lỗi;
• công bố thông báo quan ngại;
• rút bài;
• khóa tài khoản gian lận;
• hạn chế nộp bài;
• chấm dứt vai trò phản biện hoặc biên tập;
• thông báo cơ sở nghiên cứu, cơ quan tài trợ hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Mọi biện pháp phải dựa trên đánh giá cụ thể, không được áp dụng tự động chỉ dựa trên tỷ lệ tương đồng hoặc công cụ kỹ thuật.

20. THỜI HẠN XỬ LÝ THAM KHẢO

Vụ việc phức tạp có thể kéo dài hơn. Tạp chí phải ghi nhận lý do gia hạn.

21. TUYÊN BỐ THỰC THI

Tạp chí xử lý mọi quan ngại đạo đức một cách độc lập, công bằng, bảo mật, nhất quán và dựa trên bằng chứng.

Tác giả, phản biện viên, biên tập viên và các bên liên quan có trách nhiệm hợp tác, cung cấp thông tin trung thực và bảo toàn hồ sơ. Việc không hợp tác, cung cấp thông tin sai lệch, tiêu hủy bằng chứng hoặc cản trở quá trình xác minh có thể được xem xét khi Tạp chí ra quyết định.

Tạp chí có quyền cập nhật các quy trình này để phù hợp với pháp luật, tiêu chuẩn đạo đức và thông lệ xuất bản học thuật quốc tế hiện hành.