Chính sách độc lập biên tập và quản trị biên tập

1. Mục đích

Kỷ yếu cam kết duy trì một hệ thống quản trị biên tập minh bạch, độc lập, có trách nhiệm giải trình và tuân thủ các chuẩn mực quốc tế về xuất bản học thuật nhằm bảo đảm chất lượng khoa học, tính khách quan của các quyết định biên tập, liêm chính nghiên cứu và niềm tin của cộng đồng học thuật.

Chính sách này thiết lập khuôn khổ quản trị thống nhất đối với toàn bộ hệ thống Tạp chí, bao gồm HCMCOUJS Publisher, các tạp chí chuyên ngành, Hội đồng Biên tập, Ban Biên tập, Ban Thư ký Tòa soạn và các cá nhân tham gia hoạt động biên tập, nhằm:

• bảo đảm tính độc lập trong mọi quyết định biên tập;
• xác lập rõ cơ cấu quản trị và phân cấp trách nhiệm;
• quy định thẩm quyền và trách nhiệm của từng cấp quản trị;
• bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong toàn bộ quy trình xuất bản;
• tăng cường hiệu quả quản trị rủi ro và quản trị đạo đức nghiên cứu;
• duy trì sự tuân thủ đối với các nguyên tắc và thông lệ quốc tế về xuất bản học thuật.

Thông qua chính sách này, Tạp chí khẳng định rằng mọi quyết định liên quan đến việc tiếp nhận, phản biện, sửa chữa, chấp nhận, từ chối, cải chính hoặc rút bài đều được đưa ra hoàn toàn trên cơ sở giá trị học thuật của bản thảo và việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghiên cứu, không chịu bất kỳ sự can thiệp không phù hợp nào từ cơ quan chủ quản, nhà tài trợ, tổ chức hợp tác, đơn vị quảng cáo hoặc bất kỳ cá nhân hay tổ chức có lợi ích liên quan.

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng thống nhất đối với toàn bộ hoạt động quản trị và biên tập của Tạp chí, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• HCMCOUJS Publisher;
• Hội đồng Biên tập HCMCOUJS;
• Tổng Biên tập HCMCOUJS;
• Trưởng Biên tập các tạp chí chuyên ngành;
• Ban Biên tập các tạp chí chuyên ngành;
• Thư ký quản lý biên tập;
• Phó Biên tập viên;
• Biên tập viên chuyên mục;
• Văn phòng Tòa soạn;
• Trợ lý biên tập;
• các cố vấn thống kê, phương pháp nghiên cứu và đạo đức (nếu có);
• phản biện viên;
• tác giả;
• khách biên tập của số chuyên đề;
• các đơn vị hỗ trợ xuất bản;
• các cá nhân hoặc tổ chức tham gia vào quá trình biên tập và xuất bản.

Chính sách được áp dụng cho tất cả các loại bài báo, số chuyên đề, chuyên san, ấn phẩm điện tử và các hình thức công bố học thuật khác do Tạp chí xuất bản hoặc đồng xuất bản.

3. Tuyên bố chính sách

Tạp chí thực hiện mô hình quản trị biên tập đa tầng (multi-level editorial governance model), trong đó quyền quản trị chiến lược, quản trị chính sách và giám sát hệ thống được phân định rõ với quyền ra quyết định học thuật đối với từng bản thảo.

Tạp chí cam kết rằng:

• mọi quyết định biên tập được đưa ra một cách độc lập, khách quan và công bằng;
• mọi hoạt động quản trị đều dựa trên nguyên tắc minh bạch, trách nhiệm giải trình và tuân thủ đạo đức nghiên cứu;
• các quyết định học thuật không chịu bất kỳ ảnh hưởng không phù hợp nào từ lợi ích tài chính, hành chính, chính trị hoặc cá nhân;
• hệ thống quản trị được thiết kế nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý hiệu quả các hành vi sai phạm trong nghiên cứu và xuất bản;
• mọi hoạt động quản trị đều hướng tới việc bảo đảm chất lượng học thuật, nâng cao uy tín của Tạp chí và bảo vệ lợi ích hợp pháp của cộng đồng nghiên cứu.

Tạp chíduy trì sự cân bằng giữa quyền tự chủ học thuật của từng tạp chí chuyên ngành với trách nhiệm giám sát thống nhất của HCMCOUJS Publisher nhằm bảo đảm tính nhất quán về chính sách, chất lượng và chuẩn mực đạo đức trên toàn hệ thống.

4. Độc lập biên tập

4.1. Nguyên tắc độc lập biên tập

Độc lập biên tập là nguyên tắc cốt lõi trong toàn bộ hoạt động của Tạp chí.

Mọi quyết định biên tập được đưa ra hoàn toàn trên cơ sở:

• chất lượng khoa học của bản thảo;
• tính mới và giá trị đóng góp học thuật;
• tính phù hợp với mục đích – phạm vi của tạp chí;
• tính chính xác về phương pháp nghiên cứu;
• tính hợp lệ của dữ liệu và kết quả nghiên cứu;
• việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghiên cứu và xuất bản;
• các ý kiến phản biện khoa học;
• đánh giá chuyên môn của biên tập viên có thẩm quyền.

Các quyết định biên tập không bị ảnh hưởng bởi:

• quốc tịch hoặc nơi cư trú của tác giả;
• giới tính, độ tuổi, dân tộc, tôn giáo hoặc quan điểm chính trị;
• học hàm, học vị hoặc chức vụ của tác giả;
• cơ quan công tác;
• nguồn tài trợ nghiên cứu;
• khả năng đóng góp tài chính;
• quan hệ cá nhân;
• lợi ích thương mại;
• quảng cáo;
• số lượng trích dẫn;
• khả năng làm tăng chỉ số của tạp chí;
• bất kỳ yếu tố không liên quan nào khác.

4.2. Tự do học thuật

Tạp chí tôn trọng quyền tự do học thuật và bảo đảm rằng các biên tập viên có toàn quyền đánh giá các bản thảo trên cơ sở học thuật mà không chịu bất kỳ áp lực không phù hợp nào từ bên trong hoặc bên ngoài hệ thống quản trị.

4.3. Tự chủ biên tập

Mỗi tạp chí chuyên ngành trong hệ thống Tạp chí có quyền tự chủ trong việc tổ chức quy trình biên tập, lựa chọn phản biện viên và đưa ra quyết định học thuật đối với các bản thảo thuộc phạm vi chuyên môn của mình, trên cơ sở tuân thủ thống nhất các chính sách của HCMCOUJS.

Hội đồng Biên tập HCMCOUJS và HCMCOUJS Publisher không can thiệp vào nội dung học thuật hoặc quyết định biên tập đối với từng bản thảo, trừ các trường hợp liên quan đến vi phạm đạo đức nghiên cứu, sai phạm nghiêm trọng trong xuất bản, khiếu nại hoặc kháng nghị theo quy định của Tạp chí.

4.4. Bảo vệ tính độc lập biên tập

Tạp chí áp dụng các cơ chế quản trị nhằm bảo vệ tính độc lập biên tập, bao gồm:

• phân định rõ giữa quản trị chiến lược và quyết định học thuật;
• quản lý và công khai xung đột lợi ích;
• cơ chế thay thế biên tập viên khi phát sinh xung đột lợi ích;
• quy trình khiếu nại và kháng nghị độc lập;
• cơ chế giám sát đạo đức nghiên cứu;
• lưu vết đầy đủ các quyết định biên tập trên hệ thống quản lý bản thảo;
• rà soát định kỳ việc tuân thủ các nguyên tắc độc lập biên tập.

4.5. Trách nhiệm biên tập

Đi đôi với quyền độc lập, mọi biên tập viên phải chịu trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm nghề nghiệp đối với các quyết định biên tập của mình.

Mỗi quyết định phải được đưa ra trên cơ sở:

• chứng cứ học thuật;
• ý kiến phản biện;
• quy định của Tạp chí;
• các chuẩn mực quốc tế về xuất bản học thuật;
• các nguyên tắc công bằng, khách quan và minh bạch.

Việc lạm dụng quyền hạn, thiên vị, phân biệt đối xử hoặc can thiệp không phù hợp vào quy trình biên tập đều bị xem là vi phạm nghiêm trọng chính sách này và sẽ được xử lý theo các quy định của Tạp chí.

5. Khung quản trị biên tập

5.1. Triết lý quản trị

Tạp chí xây dựng hệ thống quản trị biên tập dựa trên nguyên tắc quản trị tốt (good governance) trong xuất bản học thuật, nhằm bảo đảm rằng mọi hoạt động biên tập được thực hiện một cách minh bạch, độc lập, có trách nhiệm giải trình và phù hợp với các chuẩn mực quốc tế về xuất bản khoa học.

Khung quản trị của Tạp chí được thiết kế để cân bằng giữa:

• quyền tự chủ học thuật của từng tạp chí chuyên ngành;
• sự thống nhất trong quản trị toàn hệ thống;
• tính độc lập của các quyết định biên tập;
• trách nhiệm giải trình của các cấp quản trị;
• việc bảo vệ liêm chính nghiên cứu;
• cải tiến chất lượng liên tục.

Toàn bộ hoạt động quản trị được thực hiện trên cơ sở tôn trọng quyền tự do học thuật, tính minh bạch trong quản lý và trách nhiệm nghề nghiệp của tất cả các cá nhân tham gia vào quy trình xuất bản.

5.2. Mục tiêu quản trị

Khung quản trị của Tạp chí hướng tới các mục tiêu sau:

• bảo đảm tính độc lập của các quyết định biên tập;
• duy trì sự nhất quán trong việc áp dụng các chính sách của Tạp chí;
• nâng cao chất lượng khoa học của các tạp chí;
• bảo đảm việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghiên cứu và xuất bản;
• quản lý hiệu quả các rủi ro trong hoạt động xuất bản;
• bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tác giả, phản biện viên, biên tập viên và độc giả;
• tăng cường uy tín học thuật của Tạp chí trong cộng đồng khoa học quốc tế;
• đáp ứng các yêu cầu của các cơ sở dữ liệu lập chỉ mục và đánh giá tạp chí quốc tế.

5.3. Các nguyên tắc quản trị

Hệ thống quản trị của Tạp chí được xây dựng trên các nguyên tắc cơ bản sau đây:

5.3.1. Độc lập biên tập. Mọi quyết định học thuật được đưa ra độc lập và không chịu bất kỳ sự can thiệp không phù hợp nào.

5.3.2. Trách nhiệm giải trình. Mọi cấp quản trị phải chịu trách nhiệm đối với các quyết định và hoạt động thuộc phạm vi thẩm quyền của mình.

5.3.3. Minh bạch. Cơ cấu tổ chức, chính sách, quy trình, vai trò, trách nhiệm và cơ chế ra quyết định được công bố rõ ràng trên website chính thức của Tạp chí.

5.3.4. Công bằng. Tất cả các bản thảo được đánh giá công bằng, khách quan và nhất quán, không phân biệt quốc tịch, giới tính, dân tộc, tôn giáo, quan điểm chính trị, cơ quan công tác hoặc nguồn tài trợ của tác giả.

5.3.5. Liêm chính nghiên cứu. Hoạt động quản trị luôn hướng tới việc bảo vệ liêm chính nghiên cứu và phòng ngừa các hành vi sai phạm trong nghiên cứu và xuất bản.

5.3.6. Cải tiến liên tục. Tạp chí thường xuyên rà soát, đánh giá và cập nhật hệ thống quản trị nhằm đáp ứng các yêu cầu mới của cộng đồng học thuật quốc tế.

5.4. Mô hình quản trị

Tạp chí áp dụng mô hình quản trị biên tập đa tầng, trong đó quyền quản trị chiến lược, quyền quản trị hệ thống và quyền quyết định học thuật được phân định rõ ràng nhằm tránh xung đột lợi ích và bảo đảm tính độc lập biên tập.

Mô hình quản trị gồm các cấp sau:

Cấp 1 – Quản trị cấp Nhà xuất bản

HCMCOUJS Publisher chịu trách nhiệm về chiến lược phát triển, hệ thống chính sách, bảo đảm nguồn lực, giám sát việc tuân thủ các quy định và duy trì chất lượng chung của toàn hệ thống.

Cấp 2 – Quản trị cấp Hội đồng Biên tập

Hội đồng Biên tập HCMCOUJS chịu trách nhiệm định hướng học thuật, ban hành chính sách, giám sát việc thực hiện chính sách, xem xét các vụ việc đạo đức nghiêm trọng và bảo đảm tính nhất quán giữa các tạp chí chuyên ngành.

Cấp 3 – Quản trị cấp Tạp chí

Mỗi tạp chí chuyên ngành có Ban Biên tập riêng, chịu trách nhiệm quản lý hoạt động biên tập, tổ chức phản biện và đưa ra các quyết định học thuật đối với bản thảo thuộc phạm vi chuyên môn của mình.

Cấp 4 – Vận hành biên tập

Ban Thư ký Tòa soạn và các đơn vị hỗ trợ chịu trách nhiệm vận hành quy trình biên tập, quản lý hệ thống OJS, hỗ trợ tác giả và phản biện viên, bảo đảm tiến độ và lưu trữ đầy đủ hồ sơ biên tập.

5.5. Phân định giữa quản trị và quyết định học thuật

Một nguyên tắc nền tảng của Tạp chí là phân định rõ giữa:

• quản trị chiến lược;
• quản trị hệ thống;
• quản trị đạo đức;
• quản trị chất lượng;

với:

• việc đánh giá học thuật của từng bản thảo;
• lựa chọn phản biện viên;
• quyết định yêu cầu sửa chữa;
• quyết định chấp nhận hoặc từ chối công bố.

Hội đồng Biên tập HCMCOUJS và HCMCOUJS Publisher không đánh giá hoặc can thiệp vào nội dung học thuật của từng bản thảo, trừ các trường hợp liên quan đến điều tra sai phạm nghiên cứu, khiếu nại, kháng nghị hoặc các tình huống đặc biệt theo quy định của Tạp chí.

Mọi quyết định học thuật phải được đưa ra bởi Trưởng Biên tập hoặc biên tập viên được phân công xử lý bản thảo theo đúng quy trình phản biện và phân quyền của Tạp chí.

6. Chủ sở hữu và trách nhiệm của Nhà xuất bản

6.1. Chủ sở hữu

Tạp chí là hệ thống tạp chí khoa học thuộc Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, được tổ chức và vận hành theo các quy định của pháp luật Việt Nam, các quy định nội bộ của Nhà trường và các chuẩn mực quốc tế về xuất bản học thuật.

Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan chủ quản của Tạp chí và có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết để Tạp chí thực hiện sứ mệnh xuất bản học thuật một cách độc lập, minh bạch và bền vững.

6.2. Trách nhiệm của Nhà xuất bản

HCMCOUJS Publisher chịu trách nhiệm:

• xây dựng chiến lược phát triển hệ thống tạp chí;
• ban hành và cập nhật hệ thống chính sách xuất bản;
• bảo đảm cơ sở hạ tầng kỹ thuật và nền tảng quản lý bản thảo;
• duy trì hệ thống xuất bản điện tử;
• bảo đảm việc lưu trữ và bảo tồn số;
• bảo đảm nguồn lực cho hoạt động biên tập;
• thúc đẩy hợp tác học thuật quốc tế;
• giám sát việc tuân thủ các chính sách của Tạp chí;
• hỗ trợ các tạp chí trong quá trình lập chỉ mục quốc tế;
• thúc đẩy các hoạt động nâng cao chất lượng và đổi mới xuất bản.

Nhà xuất bản không tham gia vào việc đánh giá nội dung học thuật hoặc quyết định chấp nhận hay từ chối đối với từng bản thảo, ngoại trừ các trường hợp được quy định trong chính sách này hoặc các chính sách liên quan.

6.3. Cam kết bảo vệ tính độc lập biên tập

HCMCOUJS Publisher cam kết tôn trọng và bảo vệ tính độc lập biên tập của tất cả các tạp chí thuộc hệ thống Tạp chí.

Không một cá nhân hoặc tổ chức nào, bao gồm cơ quan chủ quản, đơn vị tài trợ, đối tác hợp tác, nhà quảng cáo hoặc các bên có lợi ích liên quan, được phép gây ảnh hưởng không phù hợp đến các quyết định học thuật của biên tập viên.

Publisher không yêu cầu, chỉ đạo hoặc gây áp lực nhằm chấp nhận, từ chối hoặc sửa đổi quyết định biên tập vì bất kỳ lý do nào không liên quan đến giá trị học thuật hoặc việc tuân thủ đạo đức nghiên cứu.

6.4. Bảo đảm nguồn lực

Publisher cam kết cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết để bảo đảm hoạt động biên tập hiệu quả, bao gồm:

• hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống OJS;
• nguồn nhân lực biên tập;
• chương trình đào tạo và phát triển năng lực biên tập viên;
• hệ thống phát hiện đạo văn và hỗ trợ kiểm soát chất lượng;
• các nguồn lực phục vụ quản lý dữ liệu, bảo mật thông tin và lưu trữ lâu dài;
• hỗ trợ hoạt động hợp tác và hội nhập quốc tế.

Việc cung cấp nguồn lực không làm ảnh hưởng đến quyền độc lập của các biên tập viên trong việc đưa ra các quyết định học thuật.

6.5. Giám sát của Nhà xuất bản

Publisher thực hiện chức năng giám sát nhằm bảo đảm:

• việc thực hiện thống nhất các chính sách của Tạp chí;
• việc tuân thủ các nguyên tắc đạo đức nghiên cứu và xuất bản;
• hiệu quả của hệ thống quản trị biên tập;
• chất lượng hoạt động của các tạp chí chuyên ngành;
• việc thực hiện các yêu cầu của các cơ sở dữ liệu lập chỉ mục quốc tế.

Hoạt động giám sát của Publisher không được hiểu là sự can thiệp vào quá trình đánh giá học thuật hoặc thay thế thẩm quyền chuyên môn của Trưởng Biên tập, Ban Biên tập hoặc các biên tập viên được phân công xử lý bản thảo.

6.6. Hỗ trợ của cơ quan chủ quản và bảo đảm tự do học thuật

Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh và HCMCOUJS Publisher tôn trọng quyền tự do học thuật, quyền độc lập biên tập và quyền tự chủ chuyên môn của các tạp chí trong hệ thống trong khuôn khổ pháp luật Việt Nam trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và xuất bản, các quy định nội bộ của Nhà trường và các chuẩn mực quốc tế về xuất bản học thuật.

Mọi hỗ trợ về tài chính, hành chính, cơ sở vật chất hoặc kỹ thuật đều nhằm tạo điều kiện cho hoạt động xuất bản học thuật phát triển bền vững và không được sử dụng như một công cụ để tác động đến nội dung khoa học hoặc kết quả của quá trình biên tập.

7. Cơ cấu quản trị biên tập

7.1. Khung quản trị biên tập

Tạp chí áp dụng mô hình quản trị biên tập nhiều cấp (multi-level editorial governance framework) nhằm bảo đảm sự phân định rõ ràng giữa quản trị chiến lược, quản trị học thuật, quản trị vận hành và giám sát tuân thủ.

Cơ cấu quản trị được thiết kế nhằm:

• bảo đảm tính độc lập của các quyết định biên tập;
• tăng cường trách nhiệm giải trình của từng cấp quản trị;
• nâng cao tính minh bạch trong hoạt động xuất bản;
• phòng ngừa và kiểm soát xung đột lợi ích;
• bảo vệ liêm chính nghiên cứu;
• duy trì tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống.

Hệ thống quản trị được xây dựng trên nguyên tắc phân quyền rõ ràng, trong đó mỗi cấp quản trị chỉ thực hiện các chức năng thuộc phạm vi trách nhiệm của mình và không thay thế vai trò chuyên môn của cấp quản trị khác, trừ những trường hợp được quy định trong Chính sách này.

7.2. Các cấp quản trị

Hoạt động quản trị của Tạp chí được tổ chức theo bốn cấp sau đây:

Cấp 1 – Quản trị cấp Nhà xuất bản

Chịu trách nhiệm:

• định hướng chiến lược phát triển;
• ban hành hệ thống chính sách;
• bảo đảm nguồn lực;
• giám sát việc tuân thủ;
• phát triển chất lượng toàn hệ thống.

Cấp 2 – Quản trị cấp Hội đồng Biên tập

Hội đồng Biên tập HCMCOUJS chịu trách nhiệm:

• định hướng học thuật;
• quản trị chính sách;
• giám sát hoạt động biên tập;
• quản trị đạo đức xuất bản;
• xem xét các vụ việc đặc biệt;
• đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống tạp chí.

Cấp 3 – Quản trị cấp Tạp chí

Mỗi tạp chí chuyên ngành có Ban Biên tập độc lập chịu trách nhiệm:

• quản lý học thuật của tạp chí;
• tổ chức phản biện;
• lựa chọn phản biện viên;
• bảo đảm chất lượng khoa học;
• quyết định học thuật đối với bản thảo.

Cấp 4 – Vận hành biên tập

Ban Thư ký Tòa soạn chịu trách nhiệm:

• vận hành quy trình OJS;
• kiểm tra hành chính;
• quản lý hồ sơ;
• hỗ trợ tác giả;
• hỗ trợ phản biện viên;
• bảo đảm tiến độ biên tập;
• lưu trữ hồ sơ.

7.3. Quan hệ giữa các cấp quản trị

Các cấp quản trị phối hợp với nhau trên nguyên tắc:

• phân định rõ chức năng;
• không chồng chéo thẩm quyền;
• không can thiệp trái thẩm quyền;
• bảo đảm trách nhiệm giải trình;
• bảo đảm tính minh bạch.

Không một cấp quản trị nào được sử dụng quyền quản lý hành chính để ảnh hưởng hoặc thay đổi quyết định học thuật được đưa ra hợp pháp bởi cấp có thẩm quyền.

8. Hội đồng Biên tập HCMCOUJS

8.1. Vai trò của Hội đồng Biên tập

Hội đồng Biên tập HCMCOUJS là cơ quan quản trị học thuật cao nhất của hệ thống.

Hội đồng không trực tiếp xử lý từng bản thảo thông thường mà thực hiện chức năng:

• hoạch định chiến lược học thuật;
• xây dựng định hướng phát triển;
• ban hành chính sách;
• giám sát thực hiện chính sách;
• bảo đảm chất lượng xuất bản;
• bảo vệ liêm chính nghiên cứu;
• xem xét các vụ việc đặc biệt thuộc thẩm quyền.

8.2. Thành phần

Hội đồng Biên tập HCMCOUJS bao gồm:

• Chủ tịch Hội đồng Biên tập;
• Tổng Biên tập HCMCOUJS;
• các Phó Tổng Biên tập HCMCOUJS;
• Trưởng Biên tập các tạp chí chuyên ngành;
• Thư ký quản lý biên tập của HCMCOUJS;
• các thành viên khác do HCMCOUJS quyết định bổ nhiệm theo yêu cầu phát triển của hệ thống.

Khi cần thiết, Hội đồng có thể mời:

• Cố vấn đạo đức;
• Cố vấn thống kê;
• Cố vấn phương pháp;
• Cố vấn pháp lý;
• Cố vấn AI và liêm chính nghiên cứu;

tham gia tư vấn đối với các vụ việc chuyên môn mà không tham gia biểu quyết, trừ khi được quy định khác.

8.3. Trách nhiệm

Hội đồng Biên tập HCMCOUJS chịu trách nhiệm:

8.3.1. Xây dựng chiến lược

• • xây dựng chiến lược phát triển Tạp chí;
  • phát triển mạng lưới học thuật quốc tế;
  • định hướng phát triển các tạp chí chuyên ngành.

8.3.2. Quản trị biên tập

• • ban hành chính sách;
  • rà soát chính sách;
  • cập nhật chính sách;
  • giám sát việc thực hiện chính sách.

8.3.3. Quản trị liêm chính nghiên cứu

• • giám sát việc thực hiện đạo đức xuất bản;
  • giám sát liêm chính nghiên cứu;
  • bảo đảm tuân thủ COPE;
  • bảo đảm tuân thủ các chuẩn mực quốc tế.

8.3.4. Bảo đảm chất lượng

• • đánh giá chất lượng biên tập;
  • đánh giá hiệu quả phản biện;
  • đánh giá hiệu quả quản trị;
  • giám sát việc cải tiến chất lượng.

8.3.5. Phát triển quốc tế

• • phát triển hợp tác quốc tế;
  • thúc đẩy lập chỉ mục quốc tế;
  • nâng cao uy tín học thuật của Tạp chí.

8.4. Các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng Biên tập

Các vấn đề sau đây thuộc thẩm quyền xem xét hoặc quyết định của Hội đồng Biên tập HCMCOUJS:

• ban hành và sửa đổi các chính sách của Tạp chí;
• thành lập hoặc giải thể các tạp chí chuyên ngành;
• bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Tổng Biên tập theo quy định của cơ quan có thẩm quyền;
• xem xét các vụ việc vi phạm đạo đức nghiên cứu nghiêm trọng;
• xem xét các trường hợp rút bài (retraction) có tính chất phức tạp hoặc ảnh hưởng lớn đến uy tín của Tạp chí;
• xem xét các trường hợp thông báo quan ngại (expression of concern) trong những vụ việc có mức độ nghiêm trọng hoặc liên quan đến nhiều bên;
• giải quyết các tranh chấp học thuật vượt quá thẩm quyền của Trưởng Biên tập tạp chí chuyên ngành;
• xem xét các kháng nghị cuối cùng theo quy định của Chính sách khiếu nại & kháng nghị;
• phê duyệt các thay đổi lớn về mô hình xuất bản, chuẩn mực biên tập hoặc chính sách quản trị.

Trong quá trình xem xét các vụ việc nêu trên, Hội đồng Biên tập không đánh giá lại giá trị học thuật của bản thảo nếu không có căn cứ về sai phạm đạo đức, vi phạm quy trình hoặc bằng chứng mới có ý nghĩa quyết định.

9. Quản trị các Tạp chí chuyên ngành

9.1. Quyền tự chủ học thuật của các Tạp chí chuyên ngành

Mỗi tạp chí chuyên ngành thuộc hệ thống HCMCOUJS được tổ chức với Ban Biên tập riêng và có quyền tự chủ trong việc quản lý hoạt động học thuật thuộc phạm vi chuyên môn của mình.

Quyền tự chủ này bao gồm:

• tổ chức quy trình tiếp nhận và xử lý bản thảo;
• lựa chọn và phân công biên tập viên xử lý bản thảo;
• lựa chọn phản biện viên phù hợp;
• đưa ra quyết định yêu cầu sửa chữa, chấp nhận hoặc từ chối công bố theo phân quyền của HCMCOUJS;
• phát triển định hướng học thuật và mạng lưới chuyên gia trong mục đích – phạm vi của tạp chí.

Việc thực hiện quyền tự chủ học thuật phải tuân thủ đầy đủ các chính sách của HCMCOUJS và các chuẩn mực quốc tế về xuất bản học thuật.

9.2. Ban Biên tập Tạp chí chuyên ngành

Mỗi tạp chí chuyên ngành có Ban Biên tập riêng, bao gồm:

• Trưởng Biên tập;
• Thư ký quản lý biên tập;
• Phó Biên tập viên (nếu có);
• Biên tập viên chuyên mục;
• các thành viên Ban Biên tập trong nước;
• các thành viên Ban Biên tập quốc tế;
• các cố vấn học thuật, phương pháp hoặc thống kê (khi cần thiết).

Thành phần Ban Biên tập phải phản ánh sự đa dạng về chuyên môn, cơ quan, khu vực địa lý và quốc gia, phù hợp với định hướng phát triển quốc tế của Tạp chí.

9.3. Trách nhiệm của Ban Biên tập Tạp chí chuyên ngành

Ban Biên tập của mỗi tạp chí chuyên ngành có trách nhiệm:

• bảo đảm chất lượng học thuật của các bài báo được công bố;
• duy trì tính độc lập và khách quan trong quá trình biên tập;
• thực hiện quy trình phản biện theo Chính sách phản biện khoa học của Tạp chí;
• giám sát việc tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghiên cứu, quyền tác giả, công bố xung đột lợi ích, sử dụng AI và các chính sách liên quan;
• đề xuất các sáng kiến nhằm nâng cao chất lượng và uy tín của tạp chí;
• phối hợp với Hội đồng Biên tập HCMCOUJS trong việc xử lý các vụ việc vượt quá thẩm quyền của tạp chí.

Ban Biên tập không được ban hành các quy định hoặc quy trình trái với hệ thống chính sách thống nhất của Tạp chí, trừ khi đã được Hội đồng Biên tập HCMCOUJS phê duyệt.

10. Vai trò và trách nhiệm của các chức danh biên tập

10.1. Nguyên tắc chung

Mọi thành viên tham gia hoạt động biên tập của Tạp chí phải thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở:

• độc lập học thuật;
• khách quan;
• công bằng;
• minh bạch;
• bảo mật;
• trách nhiệm giải trình;
• tuân thủ các chính sách của Tạp chí;
• tuân thủ các chuẩn mực quốc tế về đạo đức xuất bản.

Không một cá nhân nào được đồng thời nắm giữ toàn bộ các quyền quyết định trong toàn bộ quy trình biên tập của cùng một bản thảo.

Các trách nhiệm biên tập phải được phân công rõ ràng, có thể kiểm chứng và được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống quản lý bản thảo của Tạp chí.

10.2. Chủ tịch Hội đồng Biên tập HCMCOUJS

Chủ tịch Hội đồng Biên tập chịu trách nhiệm:

• định hướng chiến lược phát triển học thuật của HCMCOUJS;
• chủ trì việc xây dựng và rà soát hệ thống chính sách;
• bảo đảm việc thực hiện các nguyên tắc quản trị tốt;
• giám sát tính độc lập biên tập của toàn hệ thống;
• chủ trì xem xét các vụ việc đặc biệt thuộc thẩm quyền của Hội đồng Biên tập;
• thúc đẩy hợp tác học thuật quốc tế và phát triển uy tín của HCMCOUJS.

Chủ tịch Hội đồng Biên tập không tham gia quyết định chấp nhận hoặc từ chối từng bản thảo, trừ trường hợp được phân công hợp pháp hoặc khi xử lý các vụ việc đặc biệt theo quy định của Chính sách này.

10.3. Tổng Biên tập HCMCOUJS

Tổng Biên tập HCMCOUJS chịu trách nhiệm:

• điều phối hoạt động học thuật chung của toàn hệ thống;
• tổ chức thực hiện các chính sách của HCMCOUJS;
• giám sát hoạt động của các tạp chí chuyên ngành;
• đề xuất cải tiến quy trình biên tập;
• phối hợp xử lý các vụ việc vượt quá thẩm quyền của từng tạp chí;
• báo cáo định kỳ với Hội đồng Biên tập.

Tổng Biên tập HCMCOUJS không thay thế quyền quyết định học thuật của Trưởng Biên tập các tạp chí chuyên ngành đối với các bản thảo thông thường.

10.4. Trưởng Biên tập các Tạp chí chuyên ngành

Trưởng Biên tập của từng tạp chí chuyên ngành là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động học thuật của tạp chí.

Bao gồm:

• chất lượng khoa học;
• quy trình phản biện;
• quyết định học thuật cuối cùng;
• tính tuân thủ các chính sách;
• chất lượng xuất bản.

Trưởng Biên tập có trách nhiệm:

• phân công biên tập viên xử lý bản thảo;
• quyết định việc gửi phản biện;
• xem xét các báo cáo phản biện;
• quyết định yêu cầu sửa chữa;
• quyết định chấp nhận hoặc từ chối bản thảo;
• xem xét các yêu cầu rút bài trước khi xuất bản;
• xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình biên tập.

Trong trường hợp phát sinh xung đột lợi ích, Trưởng Biên tập phải tự rút khỏi việc xử lý bản thảo và chỉ định một biên tập viên đủ thẩm quyền thay thế hoặc báo cáo Hội đồng Biên tập HCMCOUJS để phân công người xử lý độc lập.

10.5. Thư ký quản lý biên tập (Managing Editor)

Thư ký quản lý biên tập chịu trách nhiệm điều phối và quản lý hoạt động vận hành biên tập.

Bao gồm:

• tiếp nhận bản thảo;
• kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ;
• kiểm tra yêu cầu kỹ thuật;
• theo dõi tiến độ xử lý;
• quản lý OJS;
• quản lý hồ sơ biên tập;
• hỗ trợ liên lạc với tác giả;
• hỗ trợ phản biện viên;
• hỗ trợ Ban Biên tập.

Thư ký quản lý biên tập không tham gia đánh giá nội dung học thuật và không có quyền quyết định chấp nhận hoặc từ chối bản thảo, trừ trường hợp đồng thời được bổ nhiệm vào một chức danh biên tập học thuật và thực hiện theo đúng phạm vi được giao.

10.6. Phó Biên tập viên và Biên tập viên chuyên mục

Phó Biên tập viên và Biên tập viên chuyên mục chịu trách nhiệm:

• đánh giá ban đầu về mức độ phù hợp của bản thảo;
• đề xuất phản biện viên;
• giám sát quá trình phản biện;
• đánh giá chất lượng các báo cáo phản biện;
• đề xuất quyết định học thuật cho Trưởng Biên tập;
• bảo đảm tiến độ xử lý bản thảo;
• phát hiện các dấu hiệu vi phạm đạo đức nghiên cứu;
• báo cáo các trường hợp bất thường.

Phó Biên tập viên và Biên tập viên chuyên mục không được tự ý thay đổi quyết định cuối cùng của Trưởng Biên tập nếu không có căn cứ mới hoặc không được ủy quyền theo quy định.

10.7. Ban Thư ký Tòa soạn

Ban Thư ký Tòa soạn chịu trách nhiệm:

• hỗ trợ kỹ thuật;
• quản lý hồ sơ;
• hỗ trợ quy trình xuất bản;
• lưu trữ dữ liệu;
• quản lý lịch xuất bản;
• hỗ trợ truyền thông với tác giả và phản biện viên.

Ban Thư ký Tòa soạn không được tham gia đánh giá học thuật hoặc ảnh hưởng đến quyết định biên tập.

11. Phân quyền trong quyết định biên tập

11.1. Nguyên tắc chung

Tạp chí áp dụng cơ chế phân quyền rõ ràng nhằm bảo đảm:

• minh bạch;
• trách nhiệm giải trình;
• kiểm soát nội bộ;
• tránh tập trung quyền lực;
• bảo vệ tính độc lập biên tập.

Thẩm quyền được giao phù hợp với chức năng, chuyên môn và trách nhiệm của từng vị trí.

Không một cá nhân nào được đồng thời thực hiện tất cả các bước quan trọng của quy trình biên tập đối với cùng một bản thảo.

11.2. Ma trận phân quyền biên tập

Lưu ý: Trong các vụ việc đạo đức hoặc quản trị có tính chất đặc biệt, Hội đồng Biên tập HCMCOUJS có thể xem xét theo thẩm quyền giám sát nhưng không thay thế việc đánh giá học thuật đối với bản thảo, trừ khi có bằng chứng về vi phạm quy trình hoặc sai phạm nghiên cứu.

11.3. Ủy quyền và thay thế tạm thời

Khi Trưởng Biên tập, Phó Biên tập viên hoặc Biên tập viên chuyên mục không thể thực hiện nhiệm vụ do xung đột lợi ích, vắng mặt hoặc lý do khách quan khác, Tổng Biên tập hoặc Hội đồng Biên tập HCMCOUJS có thể chỉ định một biên tập viên có đủ chuyên môn và không có xung đột lợi ích để tiếp nhận việc xử lý bản thảo.

Mọi việc ủy quyền phải:

• được ghi nhận trên hệ thống quản lý bản thảo;
• xác định rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền;
• không làm thay đổi nguyên tắc độc lập biên tập và trách nhiệm giải trình

12. Bổ nhiệm, đánh giá và miễn nhiệm thành viên biên tập

12.1. Nguyên tắc chung

Tạp chí xây dựng đội ngũ biên tập trên cơ sở năng lực học thuật, kinh nghiệm biên tập, uy tín nghề nghiệp, liêm chính nghiên cứu và cam kết tuân thủ các chuẩn mực đạo đức xuất bản quốc tế.

Việc bổ nhiệm, đánh giá, tái bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các thành viên biên tập được thực hiện theo nguyên tắc:

• minh bạch;
• công bằng;
• dựa trên năng lực;
• tránh xung đột lợi ích;
• bảo đảm tính kế thừa và phát triển bền vững của hệ thống.

Không một cá nhân nào có quyền tự bổ nhiệm hoặc quyết định việc bổ nhiệm chính mình.

12.2. Tiêu chuẩn bổ nhiệm

Các thành viên Ban Biên tập phải đáp ứng các tiêu chí phù hợp với vị trí được giao, bao gồm:

• có trình độ chuyên môn và thành tích nghiên cứu phù hợp với lĩnh vực phụ trách;
• có kinh nghiệm nghiên cứu, công bố hoặc biên tập khoa học;
• có hiểu biết về đạo đức nghiên cứu, phản biện và xuất bản học thuật;
• cam kết tuân thủ các chính sách của Tạp chí;
• không thuộc trường hợp có xung đột lợi ích nghiêm trọng hoặc bị xử lý về hành vi sai trái trong nghiên cứu, trừ khi đã được xem xét và phục hồi theo quy định.

Khi xây dựng Ban Biên tập, Tạp chí hướng tới sự đa dạng về chuyên môn, cơ quan, quốc gia, giới tính và lĩnh vực nghiên cứu nhằm tăng cường chất lượng học thuật và tính đại diện quốc tế.

12.3. Đánh giá hoạt động của thành viên biên tập

Hoạt động của các thành viên Ban Biên tập được đánh giá định kỳ trên cơ sở các tiêu chí như:

• chất lượng xử lý bản thảo;
• thời gian xử lý;
• tuân thủ chính sách và quy trình;
• chất lượng lựa chọn phản biện viên;
• chất lượng các quyết định biên tập;
• việc xử lý xung đột lợi ích;
• mức độ tham gia xây dựng và phát triển tạp chí;
• đóng góp trong việc nâng cao uy tín học thuật của Tạp chí.

Kết quả đánh giá được sử dụng để phục vụ công tác đào tạo, cải tiến hoạt động, tái bổ nhiệm hoặc điều chỉnh nhiệm vụ khi cần thiết.

12.4. Từ nhiệm và miễn nhiệm

Thành viên Ban Biên tập có thể xin từ nhiệm hoặc bị miễn nhiệm trong các trường hợp như:

• không còn đáp ứng tiêu chuẩn của vị trí đảm nhiệm;
• không thực hiện đầy đủ trách nhiệm được giao;
• vi phạm nghiêm trọng các chính sách của Tạp chí;
• vi phạm đạo đức nghiên cứu hoặc đạo đức xuất bản;
• phát sinh xung đột lợi ích không thể khắc phục;
• có hành vi làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín hoặc tính độc lập của Tạp chí.

Việc miễn nhiệm được thực hiện theo quy trình công bằng, khách quan và bảo đảm quyền giải trình của cá nhân liên quan.

13. Quản trị xung đột lợi ích

13.1. Nguyên tắc

Tạp chí coi việc nhận diện, công khai và quản lý xung đột lợi ích là một nội dung trọng yếu của quản trị biên tập.

Mọi thành viên tham gia quy trình xuất bản phải chủ động khai báo các xung đột lợi ích thực tế, tiềm ẩn hoặc có thể được nhận thức là ảnh hưởng đến tính khách quan của quá trình biên tập.

13.2. Xung đột lợi ích của biên tập viên

Biên tập viên không được xử lý bản thảo nếu:

• là tác giả hoặc đồng tác giả;
• có quan hệ gia đình hoặc quan hệ cá nhân gần gũi với tác giả;
• cùng đơn vị công tác hoặc có quan hệ hợp tác nghiên cứu gần đây với tác giả theo quy định của Tạp chí;
• có lợi ích tài chính hoặc lợi ích nghề nghiệp có thể ảnh hưởng đến tính khách quan;
• đang tham gia tranh chấp học thuật với tác giả hoặc có các tình huống khác làm phát sinh nghi ngờ hợp lý về tính khách quan.

Trong các trường hợp này, biên tập viên phải tự giác rút khỏi quá trình xử lý và việc phân công biên tập viên thay thế phải được thực hiện, ghi nhận trên hệ thống quản lý bản thảo và lưu trong hồ sơ biên tập.

13.3. Biện pháp quản lý

Tạp chí áp dụng các biện pháp quản lý xung đột lợi ích, bao gồm:

• khai báo bắt buộc;
• thay thế người xử lý khi cần thiết;
• lưu trữ hồ sơ khai báo và quyết định xử lý;
• giám sát việc tuân thủ;
• rà soát định kỳ để cải tiến quy trình quản lý xung đột lợi ích.

14. Đánh giá hiệu quả hoạt động và phát triển đội ngũ biên tập

Tạp chí duy trì chương trình đánh giá và phát triển đội ngũ biên tập nhằm bảo đảm chất lượng chuyên môn, năng lực quản trị và tính bền vững của hệ thống.

Các hoạt động bao gồm:

• đào tạo về đạo đức xuất bản, phản biện và quản trị biên tập;
• cập nhật các hướng dẫn quốc tế mới;
• chia sẻ kinh nghiệm giữa các tạp chí chuyên ngành;
• khuyến khích tham gia các mạng lưới học thuật và xuất bản quốc tế;
• xây dựng đội ngũ kế cận nhằm bảo đảm tính liên tục trong hoạt động biên tập.

15. Kế hoạch kế nhiệm

Tạp chí xây dựng kế hoạch kế nhiệm đối với các vị trí quản lý và biên tập chủ chốt nhằm duy trì sự ổn định và phát triển lâu dài của hệ thống.

Kế hoạch kế nhiệm hướng tới:

• bảo đảm sự chuyển giao liên tục và có trật tự;
• duy trì chất lượng và tính nhất quán của hoạt động biên tập;
• phát triển đội ngũ lãnh đạo biên tập tương lai;
• hạn chế rủi ro do thay đổi nhân sự.

Việc lựa chọn nhân sự kế nhiệm dựa trên năng lực chuyên môn, kinh nghiệm biên tập, uy tín học thuật và khả năng lãnh đạo, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc về minh bạch, công bằng và tránh xung đột lợi ích.

16. Rà soát quản trị và cải tiến liên tục

Tạp chí định kỳ rà soát hệ thống quản trị biên tập nhằm bảo đảm sự phù hợp với:

• các thay đổi của pháp luật;
• các chuẩn mực quốc tế về xuất bản học thuật;
• các khuyến nghị của COPE, ICMJE và các tổ chức nghề nghiệp liên quan;
• yêu cầu của các cơ sở dữ liệu lập chỉ mục quốc tế;
• nhu cầu phát triển của cộng đồng nghiên cứu.

Việc rà soát có thể bao gồm:

• đánh giá hiệu quả của cơ cấu quản trị;
• đánh giá hiệu quả phân quyền;
• rà soát các chính sách;
• đánh giá rủi ro;
• lấy ý kiến các bên liên quan;
• cập nhật quy trình khi cần thiết.

Mọi sửa đổi quan trọng đối với chính sách này phải được Hội đồng Biên tập HCMCOUJS xem xét, phê duyệt và công bố công khai theo quy định của Tạp chí.

17. Quản trị rủi ro

17.1. Nguyên tắc chung

Tạp chí áp dụng phương pháp quản trị rủi ro nhằm nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tính độc lập biên tập, chất lượng khoa học, liêm chính nghiên cứu, uy tín học thuật và tính bền vững của hệ thống xuất bản.

Quản trị rủi ro là một thành phần không tách rời của hệ thống quản trị biên tập và được thực hiện liên tục trong toàn bộ vòng đời của bản thảo cũng như trong hoạt động điều hành của Tạp chí.

17.2. Các nhóm rủi ro

Tạp chí định kỳ nhận diện và đánh giá các nhóm rủi ro chủ yếu, bao gồm nhưng không giới hạn:

• rủi ro về đạo đức nghiên cứu và xuất bản;
• rủi ro về chất lượng phản biện;
• rủi ro về xung đột lợi ích;
• rủi ro về gian lận học thuật;
• rủi ro do lạm dụng hoặc sử dụng AI không phù hợp;
• rủi ro an toàn thông tin và an ninh mạng;
• rủi ro vận hành hệ thống OJS;
• rủi ro pháp lý;
• rủi ro về uy tín học thuật;
• rủi ro trong các số chuyên đề;
• rủi ro liên quan đến dữ liệu nghiên cứu và lưu trữ số.

17.3. Biện pháp quản lý rủi ro

Các biện pháp quản lý rủi ro có thể bao gồm:

• rà soát chính sách định kỳ;
• tăng cường kiểm soát nội bộ;
• đào tạo đội ngũ biên tập;
• áp dụng các công cụ phát hiện đạo văn và hỗ trợ kiểm soát chất lượng;
• giám sát việc tuân thủ quy trình biên tập;
• đánh giá sau mỗi vụ việc nghiêm trọng để rút kinh nghiệm và cải tiến hệ thống.

18. Bảo đảm chất lượng và cải tiến liên tục

18.1. Cam kết chất lượng

Tạp chí cam kết duy trì và không ngừng nâng cao chất lượng học thuật, chất lượng biên tập và chất lượng xuất bản phù hợp với các chuẩn mực quốc tế.

Hoạt động bảo đảm chất lượng được thực hiện trên toàn bộ hệ thống và bao gồm cả việc đánh giá quy trình, nhân sự, chính sách và kết quả hoạt động.

18.2. Theo dõi chất lượng

Tạp chí định kỳ theo dõi và đánh giá các chỉ số quản trị và biên tập, bao gồm:

• thời gian xử lý bản thảo;
• tỷ lệ phản hồi của phản biện viên;
• chất lượng báo cáo phản biện;
• mức độ tuân thủ quy trình biên tập;
• tỷ lệ chấp nhận và từ chối;
• số lượng bài báo được cải chính hoặc rút bài;
• việc tuân thủ các chính sách của Tạp chí;
• phản hồi của tác giả, phản biện viên và độc giả;
• các chỉ số học thuật và chỉ số phát triển của tạp chí.

Các chỉ số này được sử dụng nhằm nhận diện cơ hội cải tiến và nâng cao chất lượng hoạt động, không nhằm gây áp lực đối với các quyết định học thuật của biên tập viên.

18.3. Cải tiến liên tục

Tạp chí duy trì cơ chế cải tiến liên tục thông qua:

• cập nhật chính sách;
• cải tiến quy trình;
• đào tạo định kỳ;
• ứng dụng công nghệ phù hợp;
• tham khảo thông lệ quốc tế;
• đánh giá kết quả sau mỗi chu kỳ hoạt động.

19. Minh bạch và trách nhiệm giải trình

19.1. Minh bạch

Tạp chí cam kết công khai trên website chính thức các thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động xuất bản, bao gồm:

• mục đích, phạm vi của Tạp chí;
• cơ cấu tổ chức và Ban Biên tập;
• các chính sách xuất bản;
• mô hình phản biện;
• quy trình xử lý bản thảo;
• chính sách đạo đức;
• chính sách AI;
• chính sách khiếu nại và kháng nghị;
• chính sách cải chính và rút bài;
• thông tin về truy cập mở, bản quyền và cấp phép;
• biểu phí (nếu có);
• lịch xuất bản và các thông tin cần thiết khác.

Thông tin được cập nhật kịp thời nhằm giúp tác giả, phản biện viên và độc giả hiểu rõ quy trình và cơ chế quản trị của Tạp chí.

19.2. Trách nhiệm

Mỗi cấp quản trị, mỗi chức danh biên tập và mỗi cá nhân tham gia quy trình xuất bản phải chịu trách nhiệm đối với các quyết định và hành động thuộc phạm vi thẩm quyền của mình.

Khi phát hiện sai sót hoặc vi phạm, Tạp chí thực hiện việc xem xét, điều tra và xử lý theo các chính sách liên quan, đồng thời áp dụng các biện pháp khắc phục và phòng ngừa nhằm hạn chế tái diễn.

20. Bảo mật và an toàn thông tin

Tạp chíbảo đảm tính bảo mật của toàn bộ thông tin liên quan đến bản thảo, phản biện, hồ sơ biên tập và dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật và Chính sách bảo mật dữ liệu cá nhân của Tạp chí.

Thông tin chỉ được sử dụng cho mục đích biên tập và xuất bản hợp pháp.

Các thành viên Ban Biên tập, phản biện viên và nhân sự hỗ trợ không được:

• tiết lộ thông tin mật của bản thảo;
• sử dụng thông tin chưa công bố vì lợi ích cá nhân hoặc tổ chức;
• truy cập trái phép hoặc chia sẻ dữ liệu biên tập cho bên thứ ba khi chưa được phép.

21. Quản lý hồ sơ biên tập

Tạp chí duy trì hệ thống lưu trữ đầy đủ và có thể truy xuất đối với các hồ sơ liên quan đến quá trình biên tập và xuất bản, bao gồm:

• hồ sơ nộp bài;
• quyết định biên tập;
• báo cáo phản biện;
• khai báo xung đột lợi ích;
• tài liệu điều tra đạo đức;
• hồ sơ cải chính, thông báo quan ngại và rút bài;
• hồ sơ khiếu nại và kháng nghị;
• nhật ký xử lý trên hệ thống OJS.

Hồ sơ được lưu giữ theo thời hạn quy định của Tạp chí và pháp luật hiện hành nhằm bảo đảm khả năng kiểm tra, truy xuất và phục vụ công tác quản trị, kiểm toán hoặc điều tra khi cần thiết.

22. Tuân thủ và giám sát

Tất cả các thành viên tham gia hoạt động xuất bản của Tạp chí có trách nhiệm tuân thủ Chính sách này.

Hội đồng Biên tập HCMCOUJS có trách nhiệm giám sát việc thực hiện, đánh giá mức độ tuân thủ và đề xuất các biện pháp cải tiến khi cần thiết.

Các trường hợp vi phạm Chính sách sẽ được xem xét và xử lý theo các quy định hiện hành của Tạp chí và các chính sách liên quan.

23. Chính sách liên quan

Chính sách này được áp dụng đồng bộ với toàn bộ hệ thống chính sách của Tạp chí, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Chính sách đạo đức xuất bản & liêm chính nghiên cứu;
• Chính sách tư cách tác giả & đóng góp;
• Chính sách phản biện khoa học;
• Hướng dẫn & đạo đức dành cho phản biện viên;
• Chính sách quản trị AI;
• Chính sách sửa lỗi, rút bài & hậu kiểm;
• Chính sách khiếu nại & kháng nghị;
• Chính sách nộp bài;
• Chính sách bản quyền & cấp phép;
• Chính sách bảo mật dữ liệu cá nhân;
• Chính sách lưu trữ & bảo tồn số;
• Chính sách truy cập mở;
• Chính sách dữ liệu nghiên cứu;
• Chính sách phí xử lý bài báo & các khoản phí khác;
• Chính sách số chuyên đề.

Trong trường hợp có sự khác biệt giữa các chính sách, việc giải thích và áp dụng phải bảo đảm tính thống nhất của toàn bộ hệ thống chính sách Tạp chí và ưu tiên bảo vệ liêm chính nghiên cứu, tính độc lập biên tập và quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.

24. Rà soát và cập nhật chính sách

Chính sách này được Hội đồng Biên tập HCMCOUJS rà soát định kỳ ít nhất một lần mỗi năm hoặc sớm hơn khi có:

• thay đổi của pháp luật;
• cập nhật từ COPE, ICMJE, DOAJ hoặc các tổ chức nghề nghiệp liên quan;
• yêu cầu từ các cơ sở dữ liệu lập chỉ mục quốc tế;
• thay đổi về mô hình quản trị hoặc hoạt động xuất bản của Tạp chí;
• các bài học kinh nghiệm từ hoạt động thực tiễn.

Mọi sửa đổi có hiệu lực sau khi được Hội đồng Biên tập HCMCOUJS phê duyệt và được công bố trên website chính thức.