QUY TRÌNH XUẤT BẢN

Với mục tiêu tạo ra một quá trình đánh giá và xem xét bài báo một cách hiệu quả, công bằng và có tính nhất quán, TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH (sau đây gọi tắt là Tạp chí) áp dụng chính sách thời gian duyệt bài trung bình từ 15 đến 170 ngày. Đây là thời gian trung bình để quá trình đánh giá bài báo, kiểm tra chất lượng và phản hồi của các nhà khoa học. Thời gian cụ thể cho các bước trong quy trình như sau:

I. QUY TRÌNH NHẬN BẢN THẢO TỪ TÁC GIẢ

Bản thảo là một bài nghiên cứu hoàn chỉnh được thể hiện dưới dạng một bài báo khoa học nên bao gồm đầy đủ các thành phần của bài báo khoa học. Bản thảo phải được nộp trên hệ thống trực tuyến của Tạp chí theo đúng lĩnh vực của bài báo. Bản thảo phải tuân thủ đúng mục tiêu, phạm vi và thể lệ, chính sách nộp bài mà Tạp chí đã công bố.

Tác giả cam kết bản thảo không được gửi cùng lúc nhiều tạp chí và chưa từng được xuất bản tại các tạp chí, ấn phẩm khác.

Bản thảo phải thông qua quá trình sơ duyệt và thỏa mãn các yêu cầu về các nội dung sơ duyệt (phù hợp với mục đích, phạm vi và thể lệ) để tiếp tục các bước tiếp theo.

Quy trình nhận bản thảo được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Nhận bản thảo từ Tác giả thông qua hệ thống nộp bài trực tuyến của Tạp chí.

Bước 2: Thông tin về việc Tạp chí đã nhận bản thảo bằng email trên hệ thống nộp bài trực tuyến của Tạp chí trực tuyến (Nội dung soạn sẵn và hệ thống trực tuyến tự động tự điền thông tin các trường thông tin để trống).

Bước 3: Biên tập viên của Tạp chí sẽ thực hiện việc sơ duyệt bản thảo đã nhận trên hệ thống OJS. Quá trình sơ duyệt bao gồm các nội dung sau đây:

Về sự phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Tạp chí đã được công bố;
Về sự phù hợp với phạm vi của Tạp chí đã được công bố;
Về sự phù hợp với thể lệ của bài báo đã được công bố;
Về các thông tin cần cung cấp của các Tác giả, và các cam kết khác mà Tạp chí yêu cầu;
Về sự tương đồng theo quy định của Tạp chí đối với bài viết.

Bước 4: Kết quả sơ duyệt

Trường hợp 1: Đáp ứng đầy đủ tất cả các nội dung sơ duyệt được nêu ở phần trên, Thư ký Toà soạn gửi email thông tin kết quả về việc nhận bài viết của tác giả. Thời điểm này được tính là thời gian nhận bài.
Trường hợp 2: Nếu bản thảo không đáp ứng về sự phù hợp một trong các nội dung nói trên hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin cần cung cấp của Tác giả, và các cam kết khác mà Tạp chí yêu cầu, bản thảo sẽ không được chấp thuận:
- Từ chối: Nếu không phù hợp với tôn chỉ, mục đích hoặc phạm vi của Tạp chí đã được công bố; hoặc đã lặp lại quy trình mà bản thảo vẫn không đáp ứng được các nội dung sơ duyệt; hoặc Tác giả từ chối chỉnh sửa theo yêu cầu sơ duyệt của Toà soạn.
- Bổ sung, điều chỉnh, nộp lại: Trong trường hợp không phù hợp về thể lệ hoặc thiếu các thông tin do Tạp chí yêu cầu cung cấp hoặc không bảo đảm sự tương đồng của bản thảo theo quy định, thì sẽ được Thư ký toà soạn phản hồi với nội dung đề nghị Tác giả rà soát bổ sung, điều chỉnh, nộp lại. Chu kỳ sẽ được lặp lại cho đến khi bản thảo được Biên tập viên hoặc Thư ký toà soạn xác nhận với tác giả bằng email thông qua hệ thống trực tuyến của Tạp chí. Thời gian này là thời gian được nhận bài chính thức.

Lưu đồ quy trình nhận bài viết

II. QUY TRÌNH PHẢN BIỆN

Sau khi bản thảo đã qua sơ duyệt, bản thảo bắt đầu qua công đoạn phản biện.

Bước 1: Tổng biên tập phân công hoặc phân quyền cho biên tập viên chính/biên tập viên chuyên mục mời người phản biện trên cơ sở danh sách phản biện đã được Tổng biên tập phê duyệt. Thời gian phản hồi của Biên tập viên và của người phản biện tối đa là 03 ngày.

Bước 2: Tạp chí thực hiện chính sách phản biện kín hai chiều. Tác giả và người phản biện sẽ được ẩn danh. Các thông tin trao đổi giữa phản biện và tác giả phải thông qua website trực tuyến của Tạp chí. Các Biên tập viên, Thư ký tòa soạn sẽ theo dõi và kiểm soát quá trình này.

Giai đoạn phản biện được tính từ khi người phản biện chấp nhận lời mời thực hiện công tác phản biện từ Tòa soạn. Thời gian tối đa cho một người hoàn thành một lần phản biện một bài báo vòng một là 20 ngày, vòng hai là 07 ngày (trừ các các trường hợp đặc biệt).

Bước 3: Sau khi có kết quả phản biện lần 1, vòng 1, dựa vào đề xuất của Phản biện, Biên tập viên được phân quyền hoặc Tổng biên tập quyết định kết quả bản thảo với 4 lựa chọn:

Chấp nhận bài viết mà không cần chỉnh sửa;
Cần chỉnh sửa và nộp lại;
Cần chỉnh sửa và nộp để phản biện lại (vòng 2);
Từ chối bài viết.

Một lần phản biện cho một bản thảo có thể có một hoặc hai vòng phản biện dựa trên đề xuất của phản biện vòng 1 và do Tổng biên tập, hoặc phân quyền cho Biên tập viên quyết định.

Kết quả phản biện sẽ thể hiện trên thanh trạng thái bài viết, tác giả có thể theo dõi; đồng thời, Toà soạn sẽ gửi email về quyết định của Biên tập viên (1 trong 4 lựa chọn) về kết quả phản biện và các nội dung yêu cầu phải chỉnh sửa, (nếu là các lựa chọn (2), (3) và lý do từ chối nếu là lựa chọn (4)).

Bước 4: Trong trường hợp quyết định của Tổng biên tập hoặc Biên tập viên phân quyền về kết quả phản biện 1, vòng 1 là lựa chọn (2) và (3), Tác giả phải thực hiện việc chỉnh sửa bài viết theo các nội dung yêu cầu trong thời gian quy định là 10 ngày. Đối với lựa chọn (3), vòng 2 phản biện được thực hiện và quay về chu trình phản biện 1 như vòng 1. Trong trường hợp bài viết có 2 hoặc 3 phản biện thì quy trình như phản biện 1.

Một bài báo có thể có từ một, hai, hoặc ba người phản biện. Thời gian phản biện của các Phản biện là song song hoặc nối tiếp do Tổng biên tập hoặc Biên tập viên phân quyền quyết định cho mỗi bài báo. Một bài báo có thể có một hoặc hai vòng phản biện do đề xuất của phản biện vòng 1 và do Tổng biên tập, hoặc phân quyền cho Biên tập viên chính hay Biên tập viên chuyên mục quyết định.

Tất cả các quyết định của Tổng biên tập hoặc Biên tập viên về các kết quả phản biện đều được thể hiện trên thanh trạng thái của bản thảo và email thông báo đến Tác giả.

Sau khi bản thảo đã hoàn thành công đoạn phản biện, thanh trạng thái bản thảo sẽ thể hiện “chờ biên tập”: Bản thảo tiếp tục bước vào công đoạn biên tập sau phản biện.

Lưu đồ quy trình phản biện

III. QUY TRÌNH BIÊN TẬP

Sau khi bản thảo đã qua công đoạn phản biện sẽ tiếp tục với công đoạn biên tập sau phản biện.

Bước 1: Tổng biên tập phân công hoặc phân quyền cho Biên tập viên chính/Biên tập viên chuyên mục thực hiện biên tập một bài báo cụ thể thông qua hệ thống biên tập trực tuyến của Tạp chí. Biên tập viên sẽ nhận được email thông báo và được cung cấp tài khoản, mật khẩu (nếu là Biên tập viên mới chưa cập nhật danh sách). Từ thời gian này, Biên tập viên chịu trách nhiệm biên tập, theo dõi, ra các quyết định về bài báo cho đến khi trình Tổng biên tập duyệt đăng.

Bước 2: Sau khi có kết quả phản biện, Biên tập viên sẽ đưa ra các quyết định (có thể trao đổi lại với các Phản biện) về chấp nhận hoặc từ chối bản thảo, hoặc các nội dung chỉnh sửa nộp lại, phản biện vòng 2. Thời gian đưa ra quyết định là 03 ngày kể từ khi có kết quả phản biện.

Bước 3: Tác giả phải chỉnh sửa theo các yêu cầu của phản biện cũng như của Biên tập viên. Ngày nộp lại là ngày mà Tác giả hoàn thành việc chỉnh sửa theo yêu cầu của Biên tập viên và nộp lại toà soạn (thời gian chỉnh sửa là 10 ngày kể từ khi nhận được các nội dung chỉnh sửa từ Biên tập viên).

Bước 4: Kiểm tra tính tương đồng (đạo văn) của bản thảo, đưa ra kết luận về bản thảo trên cơ sở kết quả tính tương đồng và thông báo kết quả đến Tác giả; hoặc đề nghị Tác giả rà soát, chỉnh sửa để bảo đảm phù hợp tiêu chuẩn của tính tương đồng.

Bước 5: Biên tập trước duyệt đăng và xuất bản. Tác giả phải hợp tác với Biên tập viên để chỉnh sửa theo các yêu cầu của Biên tập viên; rà soát bản thảo, bảo đảm rằng các bản thảo đủ các điều kiện để duyệt đăng.

Lưu đồ quy trình biên tập

IV. QUY TRÌNH XUẤT BẢN

Sau khi hoàn thành bước biện tập trước công đoạn duyệt đăng và xuất bản, bài báo tiếp tục qua công đoạn duyệt đăng và xuất bản.

Bước 1: Biên tập viên chuyên mục chuyển kết quả các bài báo đã hoàn tất công đoạn biên tập trước duyệt đăng và xuất bản các bài báo, Thư ký tòa soạn tổng hợp các bài báo đã hoàn tất tương tự lập phiếu trình Tổng biên tập duyệt đăng.

Bước 2: Tổng biên tập xem xét tất cả các điều kiện duyệt đăng của bài báo trên vai trò Tổng biên tập và bảo đảm rằng các bài báo đều đủ điều kiện đăng trên Tạp chí. Thời gian Tổng biên tập ký duyệt đăng chính là thời gian được ghi trên mục thông tin bài báo.

Bước 3: Thư ký Tòa soạn tổng hợp, sắp xếp các bài báo đã được duyệt đăng và lên kế hoạch dự kiến xuất bản (xuất bản trực tuyến, xuất bản bản in, số đăng, số thứ tự trong bài), trình Tổng biên tập phê duyệt xuất bản.

Bước 4: Thực hiện công tác xuất bản, các công việc dàn trang, xuất bản chờ trực tuyến (in press), xuất bản trực tuyến, chuyển file cho nhà in, kiểm tra bản ma-ket, xác nhận bản in, kiểm duyệt, nộp lưu chiểu, phát hành.

Lưu đồ quy trình xuất bản

submission_process